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办公文档格式排版统一规范模板

一、适用范围与应用场景

内部管理文件：通知、通报、会议纪要、工作报告、管理制度等；

跨部门协作文档：项目方案、调研报告、合作函件、流程说明等；

对外商务沟通：商务函件、合同草案、投标书、客户提案等；

项目与归档文档：项目计划书、总结报告、档案资料等。

通过统一格式规范，保证文档视觉一致性、专业性和可读性，提升跨部门协作效率，同时便于文档的长期归档与检索。

二、标准化操作流程

步骤1：文档基础信息配置

创建文档：根据文档类型（如Word、Excel、PPT），新建空白文档，保存时按“部门-文档类型-版本号-日期”命名（示例：“行政部-会议纪要-V1.0）。

填写元信息：在文档首页或页眉处添加以下基础信息（表格形式参考下文“模板表格”部分）：

文档名称、版本号、编制部门、编制人（姓名）、审核人（姓名）、批准人（*姓名）、生效日期、密级（如“内部公开”“机密”）。

步骤2：页面与段落格式设置

页面布局：

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（Word默认标准页边距，保证A4纸张打印无溢出）；

页面方向：一般使用“纵向”，特殊情况（如宽表格）使用“横向”，需在页面布局中单独标注；

页眉页脚：页眉左侧为文档名称（简写，如“2024年Q1销售报告”），右侧为页码；页脚居中标注“公司内部文件·禁止外传”（密级为“机密”时需加粗显示）。

段落格式：

段前间距：0行，段后间距：0.5行（标题段后间距可设置为1行，避免与拥挤）；

行间距：行间距为“1.5倍”，表格内文字为“单倍”行距；

对齐方式：两端对齐，标题居中对齐，表格内文字居中对齐（表头加粗居中）。

步骤3：标题层级规范

文档标题采用分级管理，保证层级清晰，便于快速定位内容（以Word为例）：

一级文档主标题（如“2024年度第二季度工作计划”），格式为“黑体、二号、加粗、居中”，段后间距1行；

二级章标题（如“一、工作目标”），格式为“黑体、三号、加粗、左对齐”，段前段后间距0.5行；

三级节标题（如“1.1销售目标”），格式为“楷体_GB2312、三号、加粗、左对齐”，段前段后间距0.3行；

四级小节标题（如“（1）华东区域”），格式为“仿宋_GB2312、三号、加粗、左对齐”，段前段后间距0.2行。

注：标题层级不超过四级，避免结构冗余；同一层级标题格式需完全一致。

步骤4：内容排版

字体与字号：统一使用“仿宋_GB2312、三号”，英文和数字使用“TimesNewRoman、三号”；

文本修饰：避免使用过多颜色（仅限黑色，标题可使用深蓝色#000080），不添加下划线（超除外），重点内容可使用“加粗”或“浅黄色底纹”标注（慎用，避免视觉混乱）；

列表与编号：

无序列表：使用“●”“○”“■”符号，符号后跟全角空格，如“●第一条规范”；

有序列表：使用“1.”“（1）”“①”层级，编号后跟全角空格，如“1.完成数据整理”；

禁止手动输入序号（如“1、”“2、”），需通过Word“编号”功能自动，便于修改和增删。

步骤5：表格与图片处理

表格规范：

表格位于表格上方，格式为“宋体、四号、加粗、居中”，如“表12024年Q1销售数据统计”；

表格样式：使用“三线表”（顶线、底线和栏目线），线宽为1.5磅，表头底纹为“浅灰色”；

内容对齐：表头文字居中加粗，表格内文字左对齐（数字右对齐），列宽根据内容自动调整，避免过宽或过窄；

跨页处理：若表格跨页，需在次页重复表头，并在表格上方标注“续表1”。

图片规范：

图片插入：使用“嵌入式”环绕方式，避免遮挡文字；

图片位于图片下方，格式为“宋体、五号、居中”，如“图1办公区布局示意图”；

尺寸要求：宽度不超过页面页边距内距（约13cm），高度不超过页面高度的70%，保证清晰度（分辨率不低于300dpi）。

步骤6：文档审核与定稿

自查：编制人完成排版后，对照本模板检查格式一致性（如标题层级、字体、间距、页码等），保证无遗漏；

交叉审核：提交至部门负责人（*经理）审核，重点核对内容准确性及格式规范性；

批准生效：审核通过后，由公司分管领导（*总监）批准签字（电子档需添加审批批注），标注生效日期后正式发布。

三、排版规范模板与示例

模板1：文档基础信息表

字段名称

填写要求

示例

文档名称

简明扼要，体现核心内容

2024年员工培训计划

版本号

V1.0/V2.0，首次版本为V1.0

V1.0

编制部门

公司正式部门全称

人力资源部

编制人

员工真实姓名（用*代替）

*张三

审核人

部门负责人（用*代替）

*李四（人力资源部经理）

批准人

分管领导（用*代替）

*王五（分管副总经理）

生效日期

YYYY-MM-DD格式

2024-05-20

密级

内部公