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行政日常费用报销与审核规范手册

一、前言

为规范公司行政日常费用的管理流程，保证费用支出的合理性、合规性与透明度，提高资金使用效率，保障各部门工作有序开展，特制定本手册。本手册旨在为全体员工提供清晰的费用报销指引，同时为行政及财务部门提供审核依据，共同维护公司财务管理的严肃性与规范性。

二、适用范围与常见费用类型

（一）适用范围

本手册适用于公司全体员工因履行工作职责发生的日常行政费用报销，包括但不限于总部及各分支机构的相关费用支出。

（二）常见费用类型

办公耗材费用：包括纸张、笔、文件夹、打印机墨盒等日常办公必需品的采购支出；

通讯费用：因工作需要产生的固定电话费、移动电话费（限公司指定套餐）、网络通讯费等；

差旅费用：员工因公外出产生的交通费、住宿费、市内交通费及伙食补助（需符合公司差旅标准）；

业务沟通相关费用：为开展业务洽谈、客户接待等产生的必要场地租赁费、茶水费等（需提前申请）；

设备维护费用：办公设备（如打印机、空调等）的日常维修、保养支出；

其他行政杂项费用：如快递费、绿化养护费、办公区域清洁费等，需与工作直接相关且符合预算管理要求。

三、费用报销全流程指引

（一）第一步：费用发生与单据准备

事前确认：单笔费用超过500元或涉及大额采购、业务沟通等特殊场景，需提前向部门负责人提交《费用事前申请表》，说明费用用途、预算金额及必要性，经审批后方可发生。

取得合规凭证：费用发生时，需向收款方取得合法、有效的凭证（如增值税发票、财政票据等），凭证上需清晰注明以下信息：

付款方全称（需与公司名称一致）；

费用发生日期、项目名称、数量及金额；

收款方单位盖章及开票人信息。

整理辅助材料：根据费用类型补充相关证明材料，例如：

差旅费需附《出差审批单》及行程安排；

业务沟通相关费用需附《会议纪要》或《客户接待申请表》；

办公耗材采购需附《物品验收单》（由行政部验收人签字确认）。

（二）第二步：部门初审

员工填写报销单：登录公司财务系统，填写《费用报销单》，准确填写以下信息：

报销人姓名、所属部门、工号、联系方式；

费用所属月份、报销日期、费用总金额；

费用明细（按费用类型分项填写，注明用途、金额及凭证张数）；

附件清单（列明所有凭证及辅助材料的名称、张数）。

部门负责人审核：报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人，部门负责人需审核以下内容：

费用是否与部门工作计划及预算相符；

费用发生的真实性、必要性（是否存在虚报、多报情况）；

报销单填写是否完整、附件是否齐全。

审核无误后，部门负责人在《费用报销单》“部门审核”栏签字确认；若审核不通过，需注明原因并退回报销人修改。

（三）第三步：提交行政部复核

提交材料：报销人持部门负责人签字的《费用报销单》及附件，提交至行政部（或指定对接人*），行政部在2个工作日内完成复核。

行政部复核重点：

费用是否符合本手册“常见费用类型”的范畴；

大额费用（≥2000元）是否已履行事前申请流程；

办公耗材、设备维护等费用是否通过行政部统一采购或备案；

凭证是否符合公司财务制度（如抬头、印章、信息完整性等）。

复核通过后，行政部在《费用报销单》“行政复核”栏签字；若发觉问题，及时与报销人沟通补充材料或调整报销金额。

（四）第四步：财务部终审

流转至财务部：行政部复核通过的《费用报销单》及附件，由专人统一提交至财务部，财务部在3个工作日内完成终审。

财务部终审标准：

报销单及附件填写是否规范、数据是否准确（大小写金额是否一致、计算是否无误）；

费用是否符合会计准则及公司财务制度（如预算执行情况、成本控制要求等）；

特殊费用（如差旅补助、业务招待费）是否按公司标准执行（具体标准参照公司《预算管理办法》）。

终审通过后，财务部在《费用报销单》“财务审核”栏签字；若存在不合规事项，财务部需书面说明原因并退回行政部，由行政部通知报销人处理。

（五）第五步：付款与入账

审批流程完成：财务部终审通过后，报销单需提交至公司分管领导（或授权人）签字确认，最终完成全部审批流程。

安排付款：财务部根据审批通过的《费用报销单》，在5个工作日内通过银行转账方式向报销人账户支付款项，支付时需备注“费用报销-报销人姓名-费用月份”。

账务处理：财务部在付款后及时完成账务登记，保证费用科目准确、账实相符，并将报销单据按月归档保存。

四、标准表格样式与填写说明

（一）《费用报销单》样式

报销部门

报销日期

报销人

工号

费用月份

联系方式

费用类型

□办公耗材□通讯□差旅□业务沟通□设备维护□其他：_________

总金额（大写）

费用明细

费用项目

发票/凭证张数

金额（元）

附件清单

《出差审批单》张数：_________；《物品验收单》张数：_________；其他：_________

部门审核

负责