公司行政会议记录标准化模版.docVIP

适用会议类型与场景

本标准化模板适用于公司各类行政会议的记录工作，包括但不限于：部门周例会、月度工作总结会、跨部门协调会、公司级季度工作会议、专项任务推进会及临时决策会议等。通过统一记录格式，保证会议信息完整传递、决议事项有效落实，为后续工作跟进及历史查阅提供规范依据。

会议记录全流程操作指引

一、会前准备阶段

明确会议核心要素

与会议主持人确认会议主题、目标及预期成果（如“明确Q3市场推广方案分工”“解决项目跨部门协作问题”）。

确定会议时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、预计时长。

梳理参会人员信息

列出必参人员（主持人、核心议题负责人）、可参人员（相关部门代表）、列席人员（如实习生、旁听部门同事）。

提前1天向参会人员发送会议通知，附议程及需提前准备的资料（如“请各部门提交Q2工作总结PPT”）。

准备记录工具

电子记录：使用公司统一（如Word/在线协作文档），提前创建文件并命名“会议-日期-记录人”。

纸质记录：准备专用会议记录本，标注页码及日期，保证书写清晰。

二、会中记录阶段

记录基础信息

会议开始后，首先填写模板中“会议基本信息”部分，包括会议全称、起止时间、地点、主持人、记录人、参会人员（姓名+部门+职务）、缺席人员及原因（如“-销售部-经理：出差”）。

按议程记录核心内容

依据会议议程顺序，逐项记录发言要点：

发言人观点：提炼核心内容，避免逐字记录（如“-产品部：建议优化用户注册流程，减少步骤至3步以内”）。

讨论过程：记录不同意见及共识（如“市场部提出推广预算不足，财务部建议优先分配线上渠道”）。

关键数据：涉及数据需准确记录（如“Q2销售额同比增长15%，但客户复购率下降5%”）。

聚焦决议与行动项

决议事项：明确结论及依据（如“决议：采纳A方案，由产品部牵头，本周五前提交详细执行计划”）。

行动项：详细记录“任务内容+负责人+部门+截止时间+所需资源”（如“行动项1：整理用户反馈报告，负责人-客服部，截止时间7月20日，需提供数据支持表”）。

记录特殊情况

临时动议：记录提出人、内容及处理结果（如“临时动议：增加议题，会后由行政部收集资料，下次会议讨论”）。

未决事项：标注“需进一步调研”“下次会议续议”等备注。

三、会后整理阶段

初稿整理与核对

会议结束后2小时内完成初稿，重点检查：

信息完整性：参会人员、决议、行动项无遗漏。

逻辑一致性：议程顺序与讨论内容对应，无矛盾表述。

对存疑信息（如模糊数据、未明确的行动项），及时向相关参会人核实补充。

审核与定稿

将初稿提交会议主持人审核，重点确认决议准确性及行动项责任划分。

根据审核意见修改后，形成定稿（如需修改，注明修改内容及审核人）。

分发与归档

定稿后24小时内，通过公司内部系统（如OA/企业）分发至所有参会人员及相关部门抄送人。

归档要求：电子版保存至公司共享服务器“行政档案-会议记录”文件夹（命名格式：“会议记录人”）；纸质版交行政部统一存档，保存期限不少于3年。

标准会议记录模板表格

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日上/下午时分-时分

会议地点

（如：301会议室/腾讯会议X）

主持人

记录人

参会人员

（姓名+部门+职务，多人分行列出）

缺席人员

（姓名+部门+职务+缺席原因）

会议类型

（例会/专项/临时/月度总结等）

二、会议议程及主要内容

序号

议程项

发言人（姓名+部门）

发言要点/讨论内容

决议事项

备注

1

议程一：Q2工作总结

赵六-运营部

1.用户增长达20%，但活跃度不足；2.建议增加社群运营活动。

决议：运营部于7月25日前提交社群活动方案，包含预算及预期效果。

需财务部配合审核预算

2

议程二：跨部门协作问题

钱七-技术部

1.市场部需求变更频繁，导致开发延期；2.建议建立需求变更审批流程。

决议：从下周起，需求变更需提交《需求变更申请表》，经市场部负责人及技术部经理审批后生效。

3

临时动议：新员工培训

孙八-人力资源部

计划8月开展新员工入职培训，需各部门推荐1名业务骨干担任讲师。

决议：各部门7月22日前提交讲师名单及培训大纲，人力资源部汇总后统筹安排。

三、行动项跟踪

序号

行动内容

负责人

所属部门

计划完成时间

实际完成时间

完成情况（未完成需说明原因）

备注

1

提交社群活动方案

周九

运营部

2023-07-25

附预算表

2

制定需求变更审批流程

吴十

技术部

2023-07-20

OA流程同步

3

提交新员工培训讲师名单及大纲

郑十一

人力资源部

2023-07-22

四、下次会议安排（如有）

会议主题：Q3工作计划评审

时间：2023年7月28日14:00-16:00

地点：301会议室

参会人员：各部门负责人、主持人*