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公文写作格式及范例

公文，作为党政机关、企事业单位及社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、处理公务的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率与决策效果。本文将系统梳理公文写作的通用格式要求，并结合精选范例，阐述常见文种的撰写要点，以期为公文写作实践提供有益参考。

一、公文的通用格式要素

公文格式是公文严肃性、规范性的具体体现，严格遵循既定格式是确保公文有效运转和准确传达的基础。一份规范的公文，通常由以下要素构成：

（一）标题

标题应准确、简要概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，即“发文机关+关于+事由+的+文种”的基本结构。例如，“XX市人民政府关于加强城市绿化管理工作的通知”。标题力求简洁明了，避免冗长和歧义，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（二）主送机关

主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。上行文一般只写一个主送机关，下行文可根据需要抄送多个机关。主送机关顶格写在正文之前，回行时仍顶格，最后用冒号。

（三）正文

正文是公文的核心部分，用以表述公文的内容。其结构一般包括开头、主体、结尾三部分。

*开头：通常简明扼要地说明发文的依据、目的、原因或背景。

*主体：是公文的核心内容，应围绕主旨，层次分明、逻辑清晰地展开。可根据内容需要，采用总分、递进、并列等结构方式。

*结尾：根据文种特点和行文目的，常用“特此通知”、“妥否，请批示”、“以上报告，请审阅”等习惯用语。

（四）附件说明

如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。附件名称后不加标点符号。

（五）发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（六）抄送机关

抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关标注在成文日期下一行，左右各空一字编排。

（七）页码

公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

二、常见公文文种范例精选

（一）通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

特点：使用范围广，种类多（如指示性通知、告知性通知、会议通知等），时效性强。

范例：关于召开XX工作会议的通知

各相关单位：

为总结上一阶段工作成效，分析当前面临形势，部署下一阶段重点任务，经研究决定，召开XX工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间

XXXX年XX月XX日（星期X）上午X:XX，会期X天。

二、会议地点

XX会议室（XX楼XX层）。

三、参会人员

各单位主要负责人、分管负责人及相关业务骨干（名额分配详见附件1）。

四、会议内容

1.XXX同志作工作报告；

2.相关单位作经验交流发言；

3.XXX领导作总结讲话并部署工作。

五、其他事项

1.请各单位于XXXX年XX月XX日前将参会人员名单（含姓名、职务、联系方式）报至XX办公室（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXX）。

2.请参会人员提前15分钟入场，会议期间关闭手机或调至静音状态。

3.会议材料另行印发。

附件：1.XX工作会议参会名额分配表

XX办公室（印章）

XXXX年XX月XX日

撰写要点提示：会议通知需将时间、地点、参会人员、会议内容、报名方式等要素清晰列出，确保信息完整、准确，方便参会单位和人员做好准备。

（二）报告

适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

特点：单向性（上行），陈述性，事后性或事中性。

范例：关于XX项目进展情况的报告

XX局：

根据贵局《关于XX项目立项的批复》（X局发〔XXXX〕X号）精神，我单位负责组织实施XX项目。现将项目进展情况报告如下：

一、项目总体进展情况

自XXXX年XX月项目启动以来，我单位严格按照批复要求和项目实施方案，积极推进各项工作。目前，项目已完成[具体阶段性成果，如：前期调研、方案设计、招标采购等]，总体进展顺利，达到预期阶段性目标。

二、主要工作及成效

（一）[具体工作1及成效]。例如：完成了项目所需设备的市场调研与参数确认，通过公开招标方式确定了供应商，预计XX月底可完成设备到货。

（二）[具体工作2及成效]。例如：组织开展了项目人员培训，累计培训XX人