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供应链采购需求评估及合同审查工具指南

一、适用工作情境

本工具适用于企业供应链管理中采购需求发起、供应商筛选、合同拟定及签署前的全流程评估与审查场景，具体包括但不限于：

常规采购需求：生产物料、办公用品、IT设备等日常采购项目的前期需求合理性评估；

项目专项采购：新建工程、研发项目、市场活动等非标采购需求的必要性及合规性审查；

供应商合作框架：新供应商准入、现有供应商续约或合同条款变更时的条款风险排查；

大额/高风险采购：金额超过指定阈值（如年度预算5%）或涉及关键技术、知识产权的采购合同专项审查。

二、评估审查操作流程

（一）需求收集与初步梳理

目标：明确采购需求的背景、内容及核心诉求，保证信息完整无遗漏。

操作步骤：

需求提报：由需求部门（如生产部、研发部、行政部）填写《采购需求申请表》，注明需求名称、用途、规格参数、数量、期望交付时间、预算金额及紧急程度，并由部门负责人某某签字确认。

信息核对：采购部门对接需求部门，核实需求明细与实际业务目标的匹配性（如生产物料需核对BOM清单，办公设备需确认使用部门及空间适配性），避免重复采购或过度采购。

需求分类：根据采购标的（标准化物料/非定制服务/定制化产品）及金额（小额/大额/战略级）划分需求等级，明确后续评估重点（如小额采购侧重效率，大额采购侧重风险）。

（二）需求必要性及合规性评估

目标：判断采购需求是否符合企业战略、预算制度及流程规范，避免资源浪费或违规操作。

操作步骤：

必要性分析：

业务价值评估：需求是否支撑生产、研发或运营目标？是否有替代方案（如内部调配、租赁、技术升级）？

成本效益测算：对比采购成本与预期收益（如效率提升、成本降低），保证投入产出合理。

合规性审查：

预算匹配：需求金额是否在部门年度预算内？超预算需求是否完成预算调整审批流程（如提交《预算外申请表》经财务部某某及分管领导审批）？

流程合规：是否按企业《采购管理办法》履行需求审批流程（如需求部门→采购部→财务部→管理层）？涉及招标、竞争性谈判的项目是否符合《招标投标法》及内部规定？

（三）供应商资质与能力初审

目标：筛选具备合法资质及履约能力的候选供应商，降低合作风险。

操作步骤：

供应商来源：通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等渠道获取候选供应商名单，优先选择过往合作评价良好或具备相关资质认证（如ISO9001、行业准入许可）的供应商。

资质核验：

主体资格：查验营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购标的；

特殊资质：如涉及食品、医疗器械、特种设备等，需核查生产许可证、经营许可证、3C认证等法定资质；

财务状况：要求供应商提供近1年财务报表（资产负债表、利润表），评估其偿债能力及经营稳定性（如资产负债率是否超过70%）。

能力评估：通过过往合作案例、客户评价、现场考察等方式，评估供应商的生产/服务能力、交付周期、质量保障体系及应急响应能力。

（四）合同条款逐项审查

目标：保证合同条款合法、严谨、权责清晰，规避履约争议。

操作步骤：

合同基本信息核对：检查合同编号、签约主体（供应商全称与营业执照一致）、签约日期、标的物名称/规格/数量、合同金额、币种等基础信息是否准确无误。

核心条款重点审查：

质量条款：明确质量标准（如国标、行标、企标或技术附件）、验收方式（现场验收/第三方检测）、质保期及质保期内质量问题处理流程（如免费维修、更换、退货）；

交付条款：约定交付时间、地点、运输方式及费用承担方，明确逾期交付的违约责任（如按日万分之五支付违约金，最高不超过合同总额10%）；

付款条款：匹配企业财务制度，明确付款节点（如预付款30%到货验收后60%质保期满10%）、付款方式（银行转账/电汇）、发票要求（如“三流一致”，提供增值税专用发票）；

违约责任：列明双方违约情形（如质量不达标、逾期交付、拖欠货款）及对应的赔偿标准，保证对等性；

知识产权与保密：若涉及技术或商业秘密，明确知识产权归属、保密范围及保密期限（如合同终止后仍有效）；

争议解决：约定争议解决方式（协商→仲裁→诉讼），优先选择企业所在地仲裁机构或法院。

法律合规性审查：由法务部门或外聘律师审核合同是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，排除格式条款无效风险（如“最终解释权归供应商所有”等霸王条款）。

（五）风险评估与应对措施制定

目标：识别采购及合同履约中的潜在风险，制定预案降低损失。

操作步骤：

风险识别：结合需求特性及供应商情况，梳理风险点（如供应商履约延迟、质量不达标、价格波动、政策变化、不可抗力等）。

风险评级：从发生概率（高/中/低）及影响程度（严重/一般/轻微）两个维度评估风险等级，重点关注“高概率+高影响”风险（如核心供应商破产）。

应对措施：针对高风险点制定预案（如选择备用供