行政公文写作规范模板与企业版.docVIP

行政公文写作规范模板与企业通用版

一、适用范围与典型应用场景

本规范模板适用于企业内部各类行政公文的拟写、审核与印发，涵盖跨部门沟通、工作部署、情况汇报、事务协调、会议记录等核心场景。具体包括但不限于：

下行文：用于上级对下级传达指示、部署工作（如《关于开展2024年度安全生产检查的通知》）；

上行文：用于下级向上级汇报工作、请求指示（如《关于申请购置办公设备的请示》）；

平行文：用于不相隶属部门之间商洽事务、询问答复（如《关于联合举办员工培训活动的函》）；

记录性公文：用于记载会议主要内容及议定事项（如《2024年第3次总经理办公会议纪要》）。

二、公文拟写全流程操作指南

（一）明确发文目的与核心内容

确定发文事由：清晰说明“为什么发文”，例如“为规范办公用品管理，降低行政成本”；

界定受众范围：明确主送机关（上级、平级、下级或相关部门），避免多头主送或遗漏；

梳理核心信息：列出需传达的关键事项、数据要求、时间节点等，保证内容完整、逻辑清晰。

（二）选择公文类型并规范格式

根据发文目的选择合适类型，各类公文格式要素

公文类型

核心要素

示例标题结构

通知

标题、主送机关、（缘由+事项+要求）、发文机关、成文日期

《关于开展2024年度员工健康体检的通知》

请示

标题、主送机关、（请示缘由+事项+请求）、附件（如有）、发文机关、成文日期

《关于申请增设市场部新媒体运营岗位的请示》

报告

标题、主送机关、（工作概况+成效+问题+建议）、附件（如有）、发文机关、成文日期

《2023年度人力资源部工作总结报告》

函

标题、主送机关、（商洽/询问/答复事项+意见）、发文机关、成文日期、公章

《关于商请协助提供行业年度数据分析的函》

会议纪要

标题（会议名称+纪要）、会议时间、地点、参会人员、列席人员、记录人、会议议题、决议事项、附件

《2024年第2次安全生产专题会议纪要》

（三）结构撰写规范

1.开头（缘由部分）

简明说明发文背景、依据或目的，常用“为……根据……特……”等句式。

示例：“为贯彻落实《企业安全生产管理办法》（安字〔2023〕5号），保证节后生产安全有序，现就开展节后安全生产专项检查工作通知”

2.主体（事项部分）

分条列项表述，使用“一、二、三……”或“1.2.3……”序号，每条内容单一、逻辑连贯；

数据、政策依据需准确，涉及部门职责需明确责任主体。

示例：“一、检查范围：各生产车间、仓库、办公楼及配套设施；二、检查时间：2024年2月20日至2月25日；三、责任分工：生产部负责车间设备检查，行政部负责消防设施检查，仓储部负责仓库安全管理。”

3.结尾（要求或号召）

下行文可提出执行要求，如“请各部门于2月28日前将自查报告报送行政部经理办公室”；

上行文可表达请示意图，如“妥否，请批示”；

平行文可提出协作请求，如“请贵部于3月5日前反馈意见，以便双方协调推进。”

（四）格式排版与细节处理

页面设置：采用A4纸，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中；

字体字号：

二号小标宋体字，居中编排；

主送机关：三号仿宋体字，顶格编排，后加冒号；

三号仿宋体字，首行缩进2字符，行距28磅；

附件说明：下空一行左空二字编排“附件：”，后标附件名称；

发文机关署名：成文日期之上，以成文日期为准居中编排；

成文日期：阿拉伯数字，年、月、日完整标注（如“2024年2月18日”）。

附件处理：附件另页编排，注明“附件1：X清单”，附件名称与说明一致。

（五）审核、签发与印发流程

拟稿人自查：检查内容完整性、格式规范性、数据准确性；

部门负责人审核：重点审核事项可行性、职责分工明确性；

分管领导签发：上行文需总经理签发，下行文/平行文由分管副总签发；

编号印发：由行政部统一编号（如“*行办通知〔2024〕8号”），打印后加盖公章，通过内部系统或纸质文件分发。

三、常见公文类型模板及示例

（一）通知模板

[发文机关全称]文件

行办通知〔2024〕8号

关于开展2024年度员工健康体检的通知

公司各部门、全体员工：

为保障员工身体健康，完善员工健康管理机制，根据公司《员工福利保障制度》（人字〔2023〕12号），现将2024年度员工健康体检安排通知

一、体检对象

公司全体在职员工（含试用期员工）。

二、体检时间

2024年3月1日至3月31日（工作日8:00-12:00），各部门需提前3个工作日与行政部专员预约。

三、体检地点

市中心医院体检中心（路号）。

四、注意事项

体检当天需空腹，携带证件号码及一寸照片1张；

怀孕员工请提前告知体检中心，避免放射性检查；

体检报告将于4月15日前由行政部统一发放至各部门。

五、联系方式

行政部专员，电话：8888。

特此通知。

[发文机关印章]

202