会议纪要编写与记录规范.docVIP

会议纪要编写与记录通用规范

一、适用范围与核心价值

本规范适用于各类组织内部召开的例行会议、项目推进会、专题研讨会、决策会议等需要留存记录、明确责任的场景。通过规范的会议纪要编写，可实现以下核心价值：

信息留存：完整呈现会议核心内容，避免信息传递偏差或遗漏；

责任明确：清晰界定各项任务的负责人、时间节点及交付标准，推动工作落地；

追溯依据：为后续工作复盘、决策调整提供客观依据，保障工作连续性；

高效协同：帮助未参会人员快速知晓会议成果，促进跨部门/人员协同。

二、会议纪要核心要素构成

一份完整的会议纪需包含以下核心要素，保证信息全面且逻辑清晰：

要素类别

具体内容说明

会议基本信息

会议名称、会议日期（年/月/日）、开始/结束时间、会议地点（线上需注明平台及）、主持人、记录人、应到/实到人数（含缺席人员及原因）

会议议题与议程

本次会议的核心议题（如“项目进度评审”“Q3目标拆解”）、议程顺序及各环节预计时长

讨论过程摘要

按议题顺序记录关键讨论观点，包含不同意见的提炼（避免逐字记录，突出“谁提出什么观点”“争议焦点是什么”）

决议事项

经会议讨论达成一致的结论性意见（如“通过方案”“确定预算”），需明确表述最终结果

行动项清单

针对决议事项分解的具体任务，需包含“任务描述、负责人、截止时间、交付成果、协作方（如有）”

附件清单

会议中提及的支撑材料（如数据报表、方案文档、PPT等），注明文件名称及获取方式

后续安排

下次会议计划（如有）：时间、议题、参会人员等

三、会议纪要编写全流程操作指引

（一）会前准备：夯实记录基础

明确会议目的与议程

提前向主持人或会议发起人获取会议议程，知晓核心议题、参会人员及预期成果；

若议程未明确，需主动沟通确认，避免记录偏离方向。

收集背景资料

收集与议题相关的previous会议纪要、项目文档、数据报告等，提前熟悉背景信息；

对陌生议题或专业术语提前查阅资料，保证记录时表述准确。

准备记录工具

线上会议：提前测试录音设备（需提前告知参会人员录音）、共享文档工具（如腾讯文档、飞书文档），实时同步记录；

线下会议：准备笔记本电脑、录音笔（备用）、纸质记录本，重点内容可手动标注。

（二）会中记录：聚焦核心信息

优先记录“决策性内容”

关注主持人总结、投票结果、一致通过的方案等决议事项，避免陷入细节讨论的冗余记录；

对争议性问题，记录“主流观点”“未达成一致的分歧点”及“待进一步核实的问题”，而非个人情绪化表达。

规范记录“行动项”

听到任务分配时，立即提取“任务内容+负责人+截止时间”三要素，例如：“（研发部经理）负责完成系统接口调试，（产品专员）配合提供测试用例，截止时间为月日下班前”；

对模糊表述（如“尽快推进”“后续考虑”）当场向主持人或发言人确认，明确具体标准或时间节点。

标记“待办事项”与“疑问点”

对需会后补充的信息（如数据来源、未明确的协作方），在记录中用“？”标注，会后及时跟进；

对关键发言人的观点，可标注“*（总监）强调：需优先考虑用户反馈”，便于后续提炼重点。

（三）会后整理：保证精准规范

信息核对与补充（会议结束后2小时内完成）

回听录音（如有），核对记录的决议事项、行动项是否完整，补充遗漏的关键信息；

向主持人或核心参会人员确认存疑内容，例如：“关于*议题的决议，是否明确为‘方案A优先执行’？”；

检查行动项的“负责人、截止时间”是否准确，避免模糊表述（如“下周完成”需明确具体日期）。

结构化撰写与语言精简

按“基本信息→议题与议程→讨论摘要→决议事项→行动项→附件→后续安排”顺序组织内容，逻辑清晰；

语言需客观、简洁，避免口语化（如“我觉得”改为“会议认为”）、主观评价（如“该方案不合理”改为“部分参会人员提出顾虑”）。

格式规范与排版

标题统一为“【会议纪要】+会议名称+日期”（如“【会议纪要】项目进度推进）；

行动项采用表格形式呈现（详见模板），突出“负责人”“截止时间”等关键信息；

重要决议可加粗或单独分段，提升可读性。

（四）审核与分发：保障落地闭环

内部审核

完成初稿后，提交主持人审核，保证决议事项、行动项与会议结果一致；

涉及多部门协作的纪要，可请相关部门负责人确认行动项的可执行性。

定稿与分发

审核通过后，于会议结束后24小时内定稿分发（通过邮件、企业/钉钉等渠道，抄送所有参会人员及相关方）；

邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”，简要说明“请查收会议成果，行动项请按时推进”，并附纪要文档及附件。

归档与跟踪

将纪要原件（含审核记录）归档至共享文件夹或OA系统，按“年份+会议类型”分类保存（如“2023/项目会议/”）；

对行动项建立跟踪表，每周/每月更新进度，提醒负责人按时交付，保证“事事有跟进、件件有结果”。

四、会议纪要