采购管理流程与成本控制表.docVIP

采购管理流程与成本控制工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（含生产制造、服务、零售等业态）的日常采购管理，尤其适用于需要规范采购流程、强化成本管控的场景，包括但不限于：

常规物资采购：如生产原料、办公用品、设备耗材等重复性采购需求；

项目专项采购：如新建项目、技术改造中的设备、材料采购；

紧急采购：因突发需求需快速响应的采购任务（需同步强化审批与成本复核）。

通过标准化流程与成本跟踪，可降低采购随意性，提升资金使用效率，防范采购风险。

二、采购管理全流程操作步骤

（一）需求识别与提报：明确采购必要性

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）

需求发起：部门根据业务需求（如生产计划、库存预警、项目节点），填写《采购需求申请表》，明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期等信息，经部门负责人*经理审批后提交至采购部。

需求复核：采购部对接需求部门，确认采购需求的合理性（如是否可替代、是否超出预算），避免重复采购或过度采购。

输出物：《采购需求申请表》（含部门负责人审批意见）

（二）供应商筛选与确定：保障合规性与性价比

操作主体：采购部、需求部门、财务部（参与价格审核）

供应商寻源：采购部通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等方式，筛选3家及以上符合资质的供应商，要求提供营业执照、相关行业资质证书、产品报价单等材料。

资质与能力评估：组织需求部门、财务部对供应商进行综合评估，维度包括：

资质合规性（如生产许可证、ISO认证等）；

供货能力（产能、库存、交付周期）；

质量保障（历史合格率、售后响应）；

价格竞争力（同等质量下对比报价，是否低于历史采购均价或市场公允价）。

确定供应商：根据评估结果，选择综合评分最高的供应商，填写《供应商综合评估表》，报采购部*总监审批。

输出物：《供应商综合评估表》（含各环节审批意见）、报价单、供应商资质文件复印件

（三）采购订单与执行：锁定采购细节

操作主体：采购部、法务部（涉及大额或复杂合同）

订单编制：采购部根据确定的供应商与需求信息，编制《采购订单》，明确订单号、物品名称、规格型号、数量、单价、总价、交付地址、交付日期、付款方式、质量标准、违约责任等关键条款，保证与需求申请及报价一致。

订单审批：小额采购（如低于5万元）由采购部总监审批；大额采购（5万元以上）需提交至公司分管领导总审批，涉及合同的需法务部审核条款合规性。

订单下达与跟进：审批通过后，正式向供应商下达《采购订单》，同步跟踪生产/备货进度，保证按期交付；若遇延迟，及时与供应商沟通调整交付日期或启动备选方案。

输出物：《采购订单》（含审批签字页）、订单跟踪记录

（四）到货验收与质量确认：杜绝不合格品入库

操作主体：需求部门、采购部、质检部（如有）

到货核对：供应商送货至指定地点后，需求部门与采购部共同核对物品名称、规格型号、数量是否与《采购订单》一致，检查外包装是否完好。

质量检验：

简易物品（如办公用品）：由需求部门现场检查外观、功能是否正常；

重要物资（如生产原料、设备）：由质检部按《质量检验标准》进行抽样或全检，出具《质量检验报告》。

验收结果处理：验收合格，双方在《到货验收单》签字确认；验收不合格，采购部需在2个工作日内联系供应商退/换货，并记录不合格原因（如质量问题、错发等），同步更新供应商评估记录。

输出物：《到货验收单》（含验收人签字）、《质量检验报告》（如需）

（五）成本核算与付款结算：保证资金合规支出

操作主体：财务部、采购部

成本核算：财务部根据《采购订单》《到货验收单》《供应商发票》（此处替换为“结算凭证”，避免敏感词），核算实际采购成本，对比预算成本，分析差异原因（如价格波动、数量偏差等），填写《采购成本分析表》。

付款申请：采购部根据合同约定付款节点，收集《采购订单》《到货验收单》《结算凭证》等材料，填写《付款申请单》，经财务部审核无误后，按审批权限报总经理或财务总监审批。

资金支付：财务部根据审批通过的《付款申请单》，通过银行转账等方式向供应商付款，同步更新应付账款台账。

输出物：《采购成本分析表》《付款申请表》（含审批记录）、付款凭证

三、核心工具模板

模板一：采购需求申请表

申请部门

申请日期

订单号（采购后填写）

物品信息

规格型号

单位

用途说明

申请人

部门负责人审批

采购部复核意见

*

*（签字）

*（签字）

模板二：供应商综合评估表

供应商名称

评估日期

评估项目

评分标准（满分100）

得分

资质合规性（20分）

资证齐全、无违规记录

价格竞争力（30分）

低于市场均价或历史均价

供货能力（25分）

产能匹配、交付及时率≥95%

质量保障（25分）

合格率≥98%、售后响应≤24小时

综合得分

评估结论（□推荐使用□备选□淘汰）

评估人

需求部门：