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【自查报告】2025年档案管理自查报告

为全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》及省市档案管理工作要求，切实提升档案规范化管理水平，我单位于2025年3月至4月组织开展档案管理工作自查。本次自查以《机关档案管理规定》《档案法实施条例》及行业档案管理规范为依据，覆盖文书、会计、基建、科研、人事等全门类档案，通过实地检查、系统核查、数据比对、案卷抽查等方式，对2024年度档案管理工作进行全面复盘，现将主要情况报告如下：

一、主要工作及成效

（一）制度体系建设情况

1.制度修订与完善

2024年结合新修订《档案法实施细则》及行业规范，完成《档案管理办法》《电子档案管理细则》等6项核心制度修订，新增《声像档案分类编码规则》《档案数字化加工安全规范》2项专项制度。建立年度修订-季度评估-月度自查的动态管理机制，全年开展制度执行检查4次，整改问题12项，制度覆盖率达100%。

*典型案例*：针对科研项目档案归档不及时问题，制定《科研档案双轨制归档流程》，明确项目负责人与档案员双签字确认机制，2024年科研档案归档率较上年提升23%。

2.责任机制落实

构建单位分管领导-办公室主任-专职档案员-部门兼职档案员四级管理网络，将档案工作纳入部门年度考核指标，权重占比不低于5%。全年组织档案工作专题会议3次，签订《档案安全责任书》42份，开展兼职档案员业务培训6场，参训人员覆盖各部门档案联络员。

（二）档案资源建设情况

1.档案收集归档

全年共接收文书档案1268件（其中永久326件、30年期限452件、10年期限490件），会计档案286卷（凭证212卷、账簿48卷、报表26卷），基建档案15套（含竣工图328张），科研档案23项（含实验数据原始记录486册），声像档案452件（照片档案320张、视频档案132分钟）。采用前端控制模式，在OA系统中嵌入档案归档提醒模块，重要文件形成后3个工作日内自动提示归档，2024年文件材料收集完整率达98.7%。

2.档案整理编目

严格执行《归档文件整理规则》（GB/T22240-2024），推行年度-机构-问题分类法，文书档案按件整理，采用年度+保管期限+件号编码规则；基建档案按项目阶段组卷，编制《项目档案案卷目录》《卷内文件目录》二级检索体系。全年完成历史积存档案数字化回溯整理3200卷，著录条目15.6万条，编制《全宗指南》《专题档案汇编》等检索工具8种。

（三）档案保管与保护

1.基础设施建设

档案室总面积达380㎡，其中库房面积260㎡，配备智能密集架18列（容量5万件）、恒温恒湿系统（温度控制14-24℃，湿度45-60%）、七氟丙烷气体灭火装置、红外防盗报警系统及防磁柜（用于存储磁性载体档案）。2024年投入12万元升级档案库房安防系统，新增人脸识别门禁、环境监测传感器（实时监测温湿度、PM2.5、甲醛浓度），数据接入单位智慧后勤平台实现远程监控。

2.档案实体保护

建立档案库房三查制度（日常巡查、季度检查、年度普查），2024年开展库房安全检查12次，发现并处理霉变档案15件（采用低温冷冻杀虫法处理）、破损档案42件（进行修裱加固）。对1980年前形成的永久档案进行数字化扫描（分辨率300dpi，TIFF格式），原件存入特藏库保存，实行双套制管理。

（四）档案开发利用

1.利用服务情况

全年提供档案查阅服务286人次，调阅档案432卷（件），复制档案材料1260页，出具档案证明85份。建立线上申请-线下审核-限时办结服务流程，开通档案预约查档系统，平均查档时长缩短至15分钟。为单位史志编纂、审计检查、权益纠纷处理等提供档案支撑，其中为XX项目产权纠纷提供关键凭证档案7件，挽回经济损失约320万元。

2.档案编研成果

完成《2024年度档案利用分析报告》《单位重要会议纪要汇编（2010-2024）》《重大建设项目档案管理案例集》等编研材料5种，总计18.6万字。依托档案资源举办档案里的发展史主题展览，展出历史照片200余张、实物档案50件，接待参观1200余人次。

（五）信息化建设

1.数字档案馆建设

建成涵盖档案收集、管理、利用、备份全流程的数字档案馆系统，部署于单位政务云平台，采用三级等保防护措施。系统存储容量达8TB，累计归档电子文件12.6万件，数字化副本35.2万页，实现全文检索、权限管理、日志审计等功能。2024年新增电子签章功能，电子档案在线归档率提升至85%。

2.数据安全保障

建立本地+异地双备份机制，重要档案数据每日增量备份、每周全量备份，备份介质存放于市档案馆异地容灾中心。配置防火墙、入侵检测系统及数据脱敏工具，全年开展网络安全演练2次，未发生数据泄露或系统瘫痪事件。

（六）安全保密工作

严格执行《档案保密管理规定》，划分档案保密等级（绝密、机密、秘密