合同签订及履行过程管理工具.docVIP

合同签订及履行过程管理工具

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业或组织在开展业务合作时，需规范合同全生命周期管理的场景，包括但不限于：

采购与供应链管理（如原材料采购、设备采购等）；

服务外包与合作（如技术开发、咨询服务、市场推广等）；

项目合作（如联合研发、工程建设等）；

框架协议下的具体订单执行；

其他需通过合同明确双方权利义务的业务往来。

通过系统化管理，可降低合同风险、提高履约效率、保障合作双方合法权益。

二、全流程操作指引

1.合同准备阶段：明确需求与基础信息

操作要点：

需求梳理：业务部门根据合作内容，明确合同标的（货物/服务/项目）、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板1）。

合作方资质核查：通过企业信用信息公示系统、官方认证渠道等核查合作方主体资格（营业执照、经营范围、资质证书等），保证合作方具备履约能力，留存核查记录。

资料收集：收集合作方基础信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等）、项目背景资料、技术规格书等，作为合同附件。

2.合同谈判与起草：条款拟定与协商一致

操作要点：

合同起草：由法务或指定经办人根据需求及合作方信息，使用标准合同模板起草合同文本，重点明确以下条款：

双方主体信息（名称、法定代表人、签约人及授权权限）；

合同标的、数量、价格（或定价方式）、支付方式及条件；

履行期限、地点、方式（交付/验收标准）；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

保密条款、不可抗力、合同生效条件及附件清单。

谈判修订：业务部门与法务共同参与合同谈判，针对关键条款（如价格、交付时间、违约责任）与合作方协商，修订合同文本并形成《合同谈判记录表》（见模板2），记录双方共识与分歧点，经双方确认后形成最终合同版本。

3.合同审核与签署：合规性把控与授权签署

操作要点：

内部审核：合同文本需经业务部门负责人（确认业务可行性）、法务部门（审核法律风险）、财务部门（审核价格、支付条款）依次审核，填写《合同审核意见表》，明确审核结论（通过/需修改/不通过）及修改意见，审核通过后提交管理层审批。

最终确认：审核通过后，与合作方确认最终合同文本，保证双方版本一致，打印一式X份（根据合作方数量及存档需求确定）。

授权签署：由法定代表人或其授权的签约人（需提供授权委托书）签署合同，加盖合同专用章或公章，签署时保证合同文本无涂改（若有涂改需双方盖章/签字确认），并留存签署页原件。

4.合同履行跟踪：进度监控与风险预警

操作要点：

履行计划制定：合同生效后，业务部门根据合同条款制定《合同履行计划表》（见模板3），明确各阶段时间节点（如预付款支付、交付、验收、尾款支付等）、责任人及输出成果。

进度监控：责任人按计划跟踪履行情况，记录实际进度、交付物质量、验收结果等信息，对延迟或异常情况（如质量不达标、合作方违约）及时上报，并启动沟通协商机制。

付款管理：财务部门根据合同约定的支付条件（如验收合格后X日内支付），审核付款申请单、发票、验收报告等资料，确认无误后安排付款，留存付款凭证。

沟通记录：与合作方的沟通（如履约中的问题协商、补充约定）需形成书面记录（如邮件、会议纪要），作为合同履约的补充依据。

5.合同变更与解除：规范流程与责任界定

操作要点：

变更申请：因业务需求变化、不可抗力等原因需变更合同时由提出方填写《合同变更申请表》（见模板4），说明变更原因、变更内容及对合同其他条款的影响，附相关证明材料（如双方书面确认函、政策文件等）。

变更审核与签署：变更申请经内部审核（流程同合同审核）及合作方确认后，签订《合同变更协议》，明确变更后的条款及生效时间，变更协议作为原合同的补充文件。

解除处理：需解除合同时依据合同约定的解除条件（如一方违约、不可抗力导致合同无法履行），由提出方发出书面解除通知，明确解除事由及法律依据，双方协商一致后签订《合同解除协议》，约定已履行部分的结算、违约责任承担等事宜。

6.合同归档：资料整理与长期保存

操作要点：

资料整理：合同履行完毕或解除后，经办人收集合同文本（含附件、变更/解除协议）、审核记录、签署页、谈判记录、履行计划、付款凭证、验收报告、沟通记录等全套资料，按“一合同一档”原则整理。

归档管理：将整理好的资料移交档案管理部门，登记《合同归档登记表》（见模板5），明确档案编号、保存期限（根据合同类型及法规要求确定，如采购合同通常保存不少于10年）、借阅权限等，保证档案完整、可追溯。

三、核心工具表格模板

模板1：合同需求申请表

申请部门

申请日期

申请人

联系方式

合作方名称

合作方类型

□企业□个人

合同标的

数量/规模

预算金额

履行期限

质量标准/要求

交付地点

核心需求说明

附件清单

部门负责人审批

法务初审意见

财务审核