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养老院老人入住通知制度

引言：随着社会人口结构的变化，养老服务的需求日益增长，养老院作为提供专业照护的重要场所，其运营管理需遵循规范化、系统化的制度框架。本制度旨在明确老人入住管理流程，保障服务质量和老人权益，提升机构运营效率。制度适用于机构内所有涉及老人入住的环节，核心原则包括以人为本、公平公正、安全有序、持续改进。通过建立清晰的权责体系、标准化操作流程和有效的监督机制，确保老人入住过程顺畅、透明，同时促进机构与家属、员工之间的良性互动。制度实施需兼顾老人个体差异，灵活调整服务方案，同时严格遵守行业规范，防范潜在风险。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：本制度由运营管理部负责牵头执行，该部门在公司组织架构中扮演核心协调角色，统筹老人入住申请审核、资源调配及服务监督。运营管理部需与医疗护理部、后勤保障部、市场推广部等形成协同机制，确保各部门在老人入住流程中权责清晰。例如，医疗护理部负责健康评估，后勤保障部负责环境配置，市场推广部负责政策宣传，均需向运营管理部汇报关键节点信息。跨部门协作需通过定期联席会议制度推进，解决老人入住过程中的系统性问题。

（二）核心目标：短期目标聚焦流程标准化，如六个月内完成老人入住全流程的SOP（标准作业程序）制定；长期目标则围绕服务品质提升，计划三年内将老人满意度提升至90%以上。目标设定需与公司战略保持一致，例如将入住率稳定在行业75%以上的平均水平，同时将老人投诉率控制在5%以下。目标达成情况将纳入季度绩效考核，通过数据化指标（如平均入住周期、二次入住率）跟踪进展，确保老人入住管理始终处于可控状态。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：运营管理部下设三级架构，一级为部门总监，直接向机构负责人汇报；二级设两位主管，分管入住审核与家属沟通两大板块；三级为执行岗，负责具体服务对接。汇报关系上，执行岗向主管负责，主管向总监汇报，形成垂直管理链条。关键岗位职责边界需通过书面文件明确，如医疗护理部的评估结果需经运营管理部审核方可生效，避免权责交叉。机构负责人保留对重大决策的最终审批权，确保决策层级合理。

（二）人员配置：部门编制标准为总监1名、主管2名、执行岗8名，其中需包含1名持证社工负责心理支持。招聘需通过多渠道发布职位，优先选择具有养老行业背景的候选人，面试环节重点考察服务意识与沟通能力。晋升机制实行年度评优制，优秀执行岗可优先晋升为组长。轮岗机制规定，新入职员工需在护理、后勤等岗位轮转至少三个月，以全面了解机构运作。特殊岗位如社工需具备相关资格证书，由外部专业机构统一培训认证。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：老人入住申请需经三级审批流程，依次为部门主管→财务部→机构负责人签字。具体操作包括：第一步，家属提交入住申请表及老人健康档案；第二步，主管组织跨部门评估，包括身体状况、护理需求等；第三步，财务部审核押金缴纳情况；第四步，机构负责人确认最终方案。流程中每个节点均需记录审批意见，存档备查。项目启动会需在评估前一周召开，明确各方分工，例如医疗护理部负责制定个性化护理计划，后勤保障部安排房间布置。中期评审由主管牵头，每季度一次，重点检视服务适配度。结项验收时，需老人家属签署满意度反馈表，作为服务改进的依据。

（二）文档管理：所有文件需统一编号，如入住申请表编号格式为“YYYYMMDD-XXX”，存档时按编号顺序排列。电子文档需存储在加密服务器，权限设置如下：总监可查看全部文件，主管仅限本部门文件，执行岗仅限处理中文件。纸质文件需双备份，一份存放档案室，一份由主管保管。会议纪要需在会后三日内完成，采用模板格式，包含议题、决议、责任人及完成时限。报告模板统一发布在内部平台，提交时限规定如下：月度报告须当月28日前完成，年度报告需次年1月15日前提交。所有文档需定期抽检，如档案室文件每半年盘点一次，电子文档每季度进行备份验证。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：审批权限划分如下：主管可审批单次入住申请，金额低于X万元；财务部主管审批X万元至X万元申请，需提供机构负责人意见；超过X万元需提交委员会审议。紧急决策流程规定，如遇突发疾病，执行岗可立即联系医疗护理部，但需在四小时内向主管报告，特殊情况下可由临时小组先行处置，事后补办审批手续。临时小组由总监、医疗护理部及后勤保障部代表组成，决策结果需次日提交机构负责人备案。

（二）会议制度：例会设置如下：周例会由总监主持，全体员工参加，重点讨论当期问题；季度战略会由机构负责人主持，各部门主管参加，审议服务规划。会议决议需形成书面记录，责任人需在24小时内确认分工，例如“XX需在五日内完成新入院老人评估”。决议执行情况纳入月度考核，通过CRM系统追踪进度。会议纪要需分发给参会人员，未参会者可通过内部平台查阅。特殊会议如危