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采购需求申请与审批标准化流程表单

一、适用范围与应用场景

本标准化流程表单适用于企业内部各类采购需求的发起、审核与审批管理，涵盖日常办公物资采购、生产设备采购、服务类采购（如咨询、维护等）及项目专项采购等场景。无论是常规周期性采购还是临时性紧急采购，均需通过此流程规范申请与审批动作，保证采购需求合理、资源分配可控、流程合规可追溯。特别适用于需要跨部门协作（如使用部门、需求管理部门、财务部门、采购部门）的采购场景，通过标准化表单统一信息传递标准，避免因流程不明确导致的效率低下或职责不清。

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求发起与表单填写

责任人：需求部门申请人（*某某）

关键动作：

需求部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备老化更换、项目开展等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途及到货时间等核心信息。

登录企业采购管理系统（或线下填写纸质表单），完整填写《采购需求申请表》，保证信息真实、准确，无漏填项（特别标注“*”为必填项）。

如涉及技术参数，需附详细技术规格说明或图纸；如为服务类采购，需附服务范围、期限等需求说明文档作为附件。

提交前自查表单完整性，确认无误后发起审批流程。

步骤2：部门负责人初审

责任人：需求部门负责人（*某某）

关键动作：

需求部门负责人在收到申请后1个工作日内，对采购需求的必要性、合理性进行审核，重点关注：

需求是否符合部门年度工作计划或项目目标；

数量、规格是否与实际工作匹配，是否存在过度采购；

预算是否在部门可控范围内，是否符合公司成本控制要求。

审核通过：在表单“部门负责人意见”栏签字确认，流转至需求管理部门（如采购部或综合管理部）。

审核不通过：注明驳回理由（如“需求与年度计划不符”“预算超支”等）退回申请人，申请人修改后重新发起。

步骤3：需求管理部门（采购部）复核

责任人：采购部门专员（*某某）

关键动作：

采购部门在收到申请后2个工作日内，对采购需求的专业性、合规性及预算合理性进行复核，重点审核：

技术参数是否明确，是否符合行业标准或公司技术规范；

是否属于公司集中采购目录内物品，需执行集中采购流程；

预估单价是否参考历史采购数据或市场价格，是否存在虚高风险；

是否存在更优替代方案（如租赁、二手设备等）。

复核通过：在表单“采购部门意见”栏填写复核结论，并根据采购金额及物品类别确定审批权限，流转至相应审批层级。

复核不通过：与需求部门沟通修改建议（如调整规格、优化预算等），退回申请人重新发起。

步骤4：财务部门预算审核

责任人：财务部门专员（*某某）

关键动作：

财务部门在收到申请后1个工作日内，对采购预算的合规性、资金来源进行审核，重点确认：

预算科目是否正确，是否在年度预算额度内；

跨部门或跨项目采购是否涉及预算分摊，分摊方案是否合理；

大额采购（如超过万元）是否已履行预算调整程序（如适用）。

审核通过：在表单“财务部门意见”栏签字确认，流转至最终审批人。

审核不通过：注明预算不足或科目错误等理由，退回采购部门或需求部门调整。

步骤5：最终审批人审批

责任人：根据采购金额及公司制度确定的最终审批人（如部门总监、分管副总、总经理等）

关键动作：

最终审批人根据审批权限，对采购需求的整体必要性、预算合理性及战略匹配性进行决策，审批时限

金额≤元：1个工作日内完成；

元＜金额≤元：2个工作日内完成；

金额＞元：3个工作日内完成（或提交总经理办公会集体审议）。

审批通过：在表单“最终审批意见”栏签字确认，审批流程结束，采购部门可启动采购执行。

审批不通过：注明整体驳回或修改意见，退回需求部门重新发起。

步骤6：采购执行与归档

责任人：采购部门专员（某某）、需求部门申请人（某某）

关键动作：

采购部门获得审批通过结果后，根据采购物品类别选择合适的采购方式（如招标、询价、直接采购等），执行采购流程。

采购完成后，将采购合同、订单、验收单等资料与《采购需求申请表》一并整理，提交至档案管理部门归档，保证全流程可追溯。

需求部门收到采购物品/服务后，需在2个工作日内完成验收，并在验收单上签字确认，反馈至采购部门。

三、采购需求申请表模板

基本信息

申请部门

*部门名称：_________________________

申请人

*姓名：__________联系方式（内线）：__________

申请日期

*年月日

采购类别

□办公物资□生产设备□服务类□其他（请注明：_________）

预算归属

*项目/成本中心：__________预算科目：__________

采购需求明细

序号

物品/服务名称

1

2

…（可附页）

需求详情说明

（可补充技术参数、服务要求、到货时间等，如空间不足可另附页）

审批流程

部门负责人意见

签字：_________