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会议纪要信息筛选与提取标准工具

一、适用工作场景

本工具适用于各类会议场景中关键信息的规范化筛选与提取，包括但不限于：

企业内部战略会：需提炼战略方向、目标拆解、资源分配等核心决策；

项目推进会：聚焦进度风险、任务分工、里程碑节点等执行要点；

跨部门协调会：明确协作接口、问题解决方案、责任主体与时间节点；

客户/供应商沟通会：记录需求确认、反馈意见、合作条款等关键共识；

专项评审会：汇总评审意见、修改要求、通过标准及后续行动。

二、操作流程步骤

步骤1：会前明确会议目标与范围

操作要点：

与会议主持人确认会议核心目标（如“确定Q3产品上线计划”“解决跨部门协作流程卡点”）；

获取会议议程，标注需重点关注的议题（如决策类、行动类、风险类议题）；

提前梳理参会人员名单，区分核心决策者（如总、经理）、执行负责人（如主管、专员）及列席人员，明确责任主体范围。

步骤2：会中结构化记录关键信息

操作要点：

采用“议题+讨论+决议/行动”框架实时记录，避免流水式描述；

示例：议题【用户反馈响应机制优化】→讨论：专员提出“需缩短响应至24小时”，经理补充“需增加客服夜间轮岗”→决议：调整为“12小时响应，客服部7月1日前完成排班表”；

对争议点或未达成一致的内容标注“待确认”，如“部门与部门关于预算分摊比例未达成一致，需下次会议复核”；

区分“事实描述”（如“测试报告显示bug率为3%”）与“主观观点”（如“*认为此方案可行”），优先记录事实与决策结果。

步骤3：会后筛选核心议题与决议

操作要点：

剔除无关信息（如闲聊、重复讨论、与会议目标无关的议题）；

按“重要性-紧急性”对议题排序：优先保留涉及战略、资源、风险、进度的核心议题；

提炼所有决议事项（需明确“做什么”“谁来做”“何时完成”）及待办事项（需标注后续跟进方向）。

步骤4：按模板结构提取标准化信息

操作要点：

根据本工具“信息提取模板”填写会议基本信息、核心议题、决议事项、行动项等模块；

行动项需包含“责任部门/人”“计划完成时间”“交付物”三要素，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体日期）；

对涉及多部门协作的行动项，标注主要责任人与协同方，如“主要责任：市场部；协同：产品部”。

步骤5：多轮校核保证信息完整准确

操作要点：

初稿完成后，与会议主持人核对决议事项及行动项是否与会议结果一致，避免遗漏或偏差；

请责任部门/人确认行动项的时间节点与交付要求，保证可执行；

检查信息逻辑：议题-决议-行动项需对应闭环，无断层（如某议题的决议未对应行动项需补充说明）。

步骤6：归档与同步分发

操作要点：

最终版会议纪要以“会议名称-日期-版本号”格式命名（如“Q3战略规划会V1.0”）；

按需分发至参会人员、责任部门及相关方，同步抄送上级领导（如需）；

定期（如每周/每月）汇总行动项完成情况，形成跟进清单，保证闭环管理。

三、信息提取模板结构

模块

字段

填写说明

示例

会议基本信息

会议名称

使用官方全称，避免简称

“2024年Q3产品上线推进会”

会议时间

精确到分钟，格式“YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM”

“2024-05-2014:00-16:00”

会议地点/形式

线上注明平台（如“腾讯会议”），线下注明具体会议室

“线上-腾讯会议（会议号：*）”

主持人

填写实际主持会议人员姓名，用*代替

“*经理”

记录人

填写纪要撰写人姓名，用*代替

“*专员”

参会人员（核心/列席）

核心人员：决策者、主要执行人；列席人员：提供支持或信息同步的人员

“核心：总、主管、专员；列席：助理、*工程师”

会议主题

简明概括会议核心目标（不超过20字）

“确定Q3产品上线计划及责任分工”

核心议题与讨论

序号

按议题优先级排序

“1”

议题名称

与会议议程一致，突出重点

“用户反馈响应机制优化”

讨论要点（摘要）

客观记录关键观点、数据、分歧，避免主观评价

“专员：当前响应时间48小时，用户投诉率15%；经理：需缩短至12小时，客服部增加夜间轮岗”

关键分歧/共识

若达成共识，填写“共识：X”；若有分歧，填写“分歧：X，待确认X”

“共识：响应时间调整为12小时，客服部7月1日前提交排班表”

决议事项

序号

对应议题序号

“1”

决议内容

明确、可执行，避免模糊表述

“客服部于7月1日前完成12小时响应机制排班，同步更新用户手册响应时间说明”

依据说明

决议所依据的数据、政策或会议结论

“依据用户反馈投诉率数据及*总关于提升服务效率的要求”

生效时间

决议开始执行的时间

“2024年7月1日”

行动项与待办

序号

全局唯一编号（如“A-01”）

“A-01”

任务描述

清晰说明“做什么”，与决议事项对应

“制定客服12小时响应机制排班表”

责任部门/人

明