RRQ电子采购供应平台需求规格说明书.pptxVIP

需求背景为了提高RRQ电子采购供应平台的效率和用户体验,公司决定对其需求规格进行全面梳理和改进。了解当前平台使用情况及痛点,并制定合理化的需求,是实现优化升级的关键。ZPbyZhiruiPu

平台功能概述采购管理支持多种采购模式,包括公开招标、询价采购、单一来源采购等。帮助企业高效管理采购流程,提高采购效率。供应商管理维护供应商档案,评估供应商绩效,优化供应商资源,确保供应链的稳定性和可靠性。合同管理管理采购合同的全生命周期,实现合同的签订、执行、评估、续签和终止等功能。财务管理集成采购、付款和发票等功能,实现采购费用的全程监控和管理,确保财务数据的准确性。

平台用户角色定义管理员负责管理系统的用户、权限、设置等全面工作。采购人员执行企业各类采购任务,如发起采购需求、选择供应商等。供应商提供产品或服务,参与投标、签订合同、交付货物等。财务人员负责采购付款管理、开具发票等财务相关工作。

采购流程管理1采购需求提出采购部门根据业务需求提出采购申请,详细说明所需商品或服务的种类、数量、用途等。2供应商询价采购部门邀请符合条件的供应商进行报价,比较价格、品质、交期等指标,筛选出最优供应商。3合同签订采购部门与选定的供应商就商品或服务的价格、数量、交期、质量等内容进行谈判,签订正式采购合同。4货物验收采购部门对到货的商品进行验收,确保数量、质量、规格等与合同要求一致,验收合格后办理入库。5结算付款采购部门根据合同约定的付款条件,及时办理款项支付,并归档采购全流程的相关单据。

供应商管理供应商认证通过严格的供应商认证流程，确保合作伙伴的资质和信用状况，提高采购质量。绩效评估持续跟踪和评估供应商的履约情况，制定改进计划，优化供应链管理。协议管理规范采购合同签订和变更流程，确保双方权益得到保护。

合同管理1合同创建支持采购人员快速创建采购合同,包括合同基本信息、商品清单、付款条款等。可编辑、保存合同草稿,直至最终确定。2合同审批建立多层级的合同审批流程,由采购、财务、法务等相关部门参与审批,确保合同内容合法合规。支持电子签名。3合同存档将已审批通过的合同自动存档,支持多种检索方式,如合同编号、供应商名称等,便于后续合同管理。4合同监控系统会自动提醒即将到期的合同,供应商评价等,有助于及时发现和处理合同相关问题。

订单管理订单创建用户可以通过采购需求创建新的订单。订单信息包括采购产品、数量、交货时间等内容。系统支持按物品、数量、金额等进行订单搜索和筛选。订单审批订单创建后会进入审批流程。系统支持设置多级审批规则,可根据订单金额、采购类型等自动路由至相应的审批人进行审批。订单跟踪用户可以实时查看订单当前状态,如待审批、已审批、采购中、已完成等。同时系统支持订单进度跟踪,通知用户订单的最新动态。订单修改在订单生命周期内,用户可以根据实际情况对订单进行修改,如调整交货时间、数量等信息。修改后需要重新提交审批。

发票管理发票创建系统支持根据订单自动生成发票。用户还可以手动创建发票,填写相关信息如供应商、金额等。所有发票信息将集中管理,方便查询和跟踪。发票审核创建的发票需要审核通过才能生效。审核人可检查发票信息的正确性,并根据公司政策审批。审核过程可以留痕,确保透明度。发票状态追踪用户可随时查看发票的当前状态,包括已创建、审核中、已审核、已开具等。系统提供发票的全生命周期状态跟踪。发票下载打印经审核通过的发票可以下载PDF格式,并打印出纸质版。发票信息可导出为Excel等格式,方便财务管理。

付款管理合同审批合同审批是付款流程的关键步骤。该功能可以确保每笔付款都经过合法合规的审批流程。在线付款该功能支持多种在线支付方式,如银行转账、第三方支付等,为用户提供便捷的付款体验。付款记录查询系统会自动记录每笔付款的详细信息,用户可以快速查询和导出付款记录,方便管理。

报表统计RRQ电子采购供应平台提供丰富的报表统计功能,帮助企业全面掌握采购、供应、合同、订单等关键数据指标。用户可以根据需求自定义报表维度和指标,并支持多维度分析、趋势分析等高级分析功能。报表数据可以导出为Excel、PDF等格式,方便下载和共享。通过可视化的数据报表,企业能够及时发现采购存在的问题,优化采购策略,提高采购效率。同时,系统还可以自动生成关键业务报表,方便企业管理层及时了解采购动态,制定更有针对性的决策。

系统设置系统参数配置设置系统的核心参数,如公司信息、账期设置等,确保系统运行稳定。安全策略管理制定并执行系统安全策略,包括账号管理、权限控制、日志审计等。数据备份与恢复定期备份系统数据,以应对系统故障或其他意外情况,确保数据安全。系统维护与更新对系统进行日常维护和定期升级,保持系统的稳定性和功能完整性。

用户权限管理角色管理支持创建、编辑和删除不同权限级别的角色,方便为不同岗