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土方施工合同管理制度

引言：随着土方工程行业的快速发展，合同管理在项目执行中的重要性日益凸显。为规范合同管理流程，提高工作效率，降低法律风险，特制定本制度。本制度适用于公司所有土方工程施工项目，旨在通过明确部门职责、优化组织架构、细化工作流程、强化权限与决策机制、建立绩效评估体系、加强合规与风险管理、促进沟通与协作以及实施持续改进机制，实现合同管理的标准化、规范化、高效化。核心原则是确保合同签订严谨、执行到位、变更可控、结算清晰，保障公司合法权益，提升整体运营效益。制度制定基于行业最佳实践，结合公司实际情况，力求科学合理、操作性强，为后续具体条款提供逻辑基础。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：合同管理部门在公司组织架构中扮演核心角色，负责土方工程施工项目的全过程合同管理。部门需与销售部、工程部、财务部等紧密协作，确保合同信息流畅传递，协同解决问题。与其他部门的关系是既独立又相互依存，部门需具备统筹协调能力，主动对接外部资源，保障项目顺利推进。

（二）核心目标：短期目标包括建立完善的合同管理制度，优化现有流程，提升合同审批效率。长期目标是打造专业化合同管理团队，实现合同管理信息化，降低合同风险，提升客户满意度。这些目标与公司战略高度关联，通过高效合同管理支持业务拓展，推动公司持续发展。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：合同管理部门采用扁平化管理模式，设置总监、副总监、合同专员、法务顾问等层级。总监负责部门全面工作，向公司高层汇报；副总监协助总监工作，分管具体业务板块；合同专员负责日常合同管理，包括起草、审核、存档等；法务顾问提供法律支持，确保合同合规性。部门内部汇报关系清晰，层级分明，确保指令畅通。关键岗位职责边界明确，避免交叉管理或空白地带。

（二）人员配置：部门人员编制标准为X人，包括总监1名、副总监1名、合同专员X名、法务顾问X名。招聘需通过公开竞聘，择优选拔具备相关经验的专业人才。晋升机制基于绩效考核，表现优秀者可晋升至管理岗位。轮岗机制每年执行一次，旨在培养复合型人才，增强员工综合能力。新员工入职需接受系统培训，确保掌握岗位技能。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：标准化关键操作，以采购审批为例，需经部门负责人→财务部→CEO三级签字方可执行。流程节点包括项目启动会、中期评审、结项验收等，每个节点均有明确时间要求和责任主体。项目启动会需提前一周组织，确保各方准备充分；中期评审每月进行一次，及时发现并解决问题；结项验收需严格核对合同条款，确保履约到位。通过标准化流程，提升管理效率，减少人为错误。

（二）文档管理：规范文件命名、存储及权限，确保信息安全。合同存档需加密处理，仅总监可调阅。会议纪要需明确记录决议内容，并指定专人跟进。报告模板统一使用公司标准化模板，提交时限为会议结束后X小时。文档管理严格遵循“专人负责、分级授权、定期备份”原则，确保信息完整、可追溯。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：明确审批权限，不同金额的合同需经不同层级审批。紧急决策流程中，危机处理时可由临时小组直接执行，事后需补办审批手续。授权范围清晰，避免越权操作，确保决策科学合理。

（二）会议制度：规定例会频率，如周会、季度战略会，确保信息及时沟通。参与人员根据议题确定，重要会议需CEO亲自出席。决策记录需详细记录，并指定责任人执行，24小时内完成任务分配。通过会议制度，强化协同，提升决策效率。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：设定KPI，如销售部按客户转化率评分，技术部按项目交付准时率评分。评估周期为月度自评、季度上级评估，确保持续改进。考核结果与薪酬挂钩，激发员工积极性。

（二）奖惩措施：奖励机制包括超额完成目标可获奖金或晋升机会，鼓励员工创新。违规处理需立即报告并接受内部调查，严肃处理，维护制度权威性。

六、合规与风险管理

（一）法律法规遵守：强调行业合规，确保所有合同符合法律法规要求。数据保护要求严格，防止信息泄露。通过合规培训，提升员工法律意识。

（二）风险应对：制定应急预案，如合同纠纷可启动仲裁程序。内部审计机制每季度执行一次，抽查流程合规性，及时发现问题并改进。

七、沟通与协作

（一）信息共享：规定沟通渠道，重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知。跨部门协作规则中，联合项目需指定接口人并每周同步进展，确保信息畅通。

（二）冲突解决：纠纷处理流程中，争议先由部门调解，未果则提交HR仲裁。通过协商机制，化解矛盾，维护公司利益。

八、持续改进机制

员工建议渠道包括每月匿名问卷收集流程痛点，鼓励员工提出改进意见。制度修订周期为每年评估一次，重大变更需全员培训，确保制度适应发展需求。

九、附则

明确制度生效日期及修订历史，指定解释权归属。通过完善制度，保障公司稳健运营。