合同管理标准化工具包含审核流程.docVIP

企业合同管理标准化工具操作指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业内部合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、租赁、合作等多类型合同场景。主要应用场景包括：

业务部门发起合同：如市场部对外推广服务需签订服务合同，采购部采购原材料需签订采购合同；

法务部门审核合规：保证合同条款符合法律法规及企业内部制度，规避法律风险；

财务部门审核金额与支付：核对合同金额、付款方式、税务条款是否符合财务规范；

管理层审批决策：根据合同金额重要性分级审批，明确审批权限与责任；

合同履行与归档：跟踪合同执行进度，保证双方履行义务，规范合同档案管理。

二、合同管理全流程操作步骤

（一）合同发起与起草

发起准备

业务部门根据合作需求，明确合同主体（甲方/乙方）、合作内容、金额、履行期限等核心要素；

参考企业《合同模板库》（如采购合同模板、服务合同模板），选择对应模板启动起草。

起草内容

合同明确合同类型（如“项目采购合同”）；

合同编号：按“年份-部门-合同类型-序号”规则编制（如“2024-采-购-001”）；

双方主体信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（需加盖公章确认）；

核心条款：合作内容、质量标准、履行期限、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式等；

附件：如技术参数表、交付清单、补充协议等。

（二）合同审核（多部门协同）

业务部门初审

起草人完成合同初稿后，提交至部门负责人*审核；

审核重点：合作内容是否与业务需求一致，金额预算是否在部门年度预算内，履行期限是否合理。

法务部门合规审核

业务部门初审通过后，提交至法务专员*审核；

审核重点：

合同主体是否具备合法签约资格（如营业执照、授权委托书）；

条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在歧义或漏洞；

违约责任、知识产权、保密条款等是否明确且公平。

财务部门审核

法务审核通过后，提交至财务经理*审核；

审核重点：

合同金额是否准确，付款方式是否符合企业财务制度（如是否约定预付款、进度款、尾款比例）；

税务条款是否清晰（如税率、发票类型），是否符合税务合规要求；

涉及保证金、违约金等财务条款是否合理。

审核意见处理

任一审核环节不通过，需在《合同审批表》中注明具体修改意见，退回至起草部门修订；

修订后重新提交审核，直至所有部门审核通过。

（三）合同审批（权限分级）

根据合同金额及重要性，明确审批权限：

一般合同（金额≤10万元）：部门负责人*审批；

重要合同（10万元＜金额≤50万元）：分管副总*审批；

重大合同（金额＞50万元）：总经理*审批，必要时提交董事会审议。

审批流程：

审核通过的合同，由起草人提交至对应审批人；

审批人确认合同内容无误后，在《合同审批表》中签署审批意见；

审批未通过，需明确退回原因，起草部门按意见修订后重新提交。

（四）合同签署与用印

签署准备

审批通过后，起草人核对合同文本与审批意见一致，打印纸质合同（一式X份，根据合作方需求确定份数）；

双方主体盖章：企业公章需加盖在合同首页、骑缝页及签字页，法定代表人或授权代理人签字。

用印管理

持审批完成的《合同审批表》及合同文本至行政部*申请用印；

行政部核对审批手续完备性后，按规定流程加盖公章，记录用印台账。

（五）合同履行与跟踪

履行启动

合同生效后，业务部门牵头履行，如采购合同需启动供应商交货，服务合同需开始提供服务；

财务部门根据合同约定安排付款，保留付款凭证（如银行转账记录、发票）。

过程跟踪

业务部门定期跟踪合同履行进度，填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交付时间、验收情况）；

发觉履行异常（如延迟交付、质量不符），及时与对方沟通，协商解决方案并留存书面记录。

验收与确认

合同履行完毕，业务部门组织验收（如采购合同需质检部门验收，服务合同需客户确认），签署《验收确认单》；

验收通过后，财务部门根据验收单完成尾款支付。

（六）合同变更与终止

合同变更

履行过程中需变更合同内容（如金额、履行期限），由双方协商一致，签订《合同变更协议》；

变更协议需经原审批流程审核、审批后签署，作为原合同补充。

合同终止

合同正常终止（如履行完毕）：双方签署《合同终止确认书》，结清款项，解除双方义务；

合同提前终止（如一方违约、不可抗力）：需书面通知对方，明确终止原因，协商处理善后事宜（如赔偿、未履行部分处理）。

（七）合同归档

归档内容

合同文本（含附件、变更协议、验收确认书、终止确认书等）；

审批文件（《合同审批表》、审核意见单、用印申请表）；

履行过程文件（付款凭证、验收记录、沟通函件等）。

归档流程

合同终止后10个工作日内，由业务部门整理归档材料，提交至档案管理员*；

档案管理员按“合同编号”分类归档，建立电子台账，保证档案完整、可追溯；

合同档案保存期限：一般合同不少