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合同履行跟进和风险评估管理工具

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）的合同全生命周期管理场景，尤其适合以下情况：

多项目并行管理：当企业同时推进多个合同项目（如采购合同、销售合同、服务合同、工程建设合同等），需统一监控各项目履约进度与风险状态时；

高风险合同重点管控：针对金额较大、履约周期长、条款复杂或涉及核心业务的合同（如重大采购、战略合作、跨境业务等），需动态跟踪履约偏差并提前预警风险；

跨部门协同履约：当合同履行涉及销售、采购、法务、财务、项目执行等多部门协作时，需明确责任分工与信息同步机制；

历史履约数据分析：通过积累的履约记录与风险数据，优化供应商/客户管理策略，为后续合同谈判与风险预案提供依据。

通过系统化使用本工具，可实现“履约进度可视化、风险预警前置化、责任分工清晰化”，降低合同违约风险，保障企业合法权益，提升合同管理效率。

二、全流程操作指南

（一）阶段一：合同基础信息建档（合同签订后1个工作日内完成）

操作目标：完成合同核心信息录入，建立履约跟踪基础数据库。

责任人：合同管理员（或指定业务部门接口人）

操作步骤：

获取合同文本：从法务部门或业务负责人处获取最终签订的合同扫描件（PDF格式）及电子版，保证合同条款完整、无歧义。

填写《合同基础信息表》（见“核心工具表单设计”部分），录入以下关键信息：

合同基本信息：合同编号、合同名称、签订日期、生效日期、到期日期、签约主体（甲方/乙方全称及统一社会信用代码）；

合同核心条款：合同总金额、计价方式（固定单价/总价/成本加成等）、支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例及对应条件）；

履约关键节点：根据合同约定明确各阶段任务（如“设计图纸确认”“原材料交付”“项目验收”“质保金退还”等）、计划完成时间、责任部门（如“采购部”“技术部”“项目部”）；

关联信息：合同负责人（业务部门）、法务审核人、财务对接人*、对方联系人及联系方式（仅限工作电话，禁止录入私人信息）。

信息校验与存档：合同管理员核对信息准确性后，提交法务部门复核，确认无误后将《合同基础信息表》与合同扫描件归入指定电子档案（建议按“合同编号-合同名称”格式命名文件夹），并同步更新《合同台账总表》。

（二）阶段二：定期履约跟踪与进度更新（按履约节点频率执行，关键节点每日跟踪，常规节点每周跟踪）

操作目标：实时监控合同履约进度，及时发觉履约偏差并记录。

责任人：各履约节点责任部门负责人（如“采购部负责人”负责原材料交付跟踪）、合同管理员*（汇总更新）

操作步骤：

明确跟踪频率：

关键节点（如“首付款支付”“核心设备交付”“最终验收”等影响合同根本目的的节点）：责任部门每日跟踪进度，同步至合同管理员*；

常规节点（如“阶段进度汇报”“中间文档提交”等）：责任部门每周五下班前更新进度，提交合同管理员*。

填写《履约跟踪记录表》（见“核心工具表单设计”部分），记录以下内容：

当前节点状态：按“正常进行中”“已提前完成”“已按期完成”“延迟完成”“未启动”标记；

进度详情：若为“延迟完成”或“未启动”，需说明具体原因（如“供应商生产排期延误”“我方资金审批延迟”“不可抗力因素”等）；

佐证材料：相关证明文件（如交付签收单、验收报告、进度邮件截图等），保证信息可追溯。

进度异常预警：当节点延迟超过3个工作日，或可能影响后续履约（如延迟交付导致项目整体延期）时，责任部门需立即启动《风险预警流程》（见阶段三）。

（三）阶段三：风险识别、评估与应对（发觉履约异常时立即启动，24小时内完成初步评估）

操作目标：系统化识别合同履行中的潜在风险，量化风险等级，制定针对性应对措施。

责任人：合同管理员（发起）、法务部门（法律风险评估）、财务部门（财务风险评估）、业务部门负责人（履约可行性评估）

操作步骤：

风险识别：通过履约跟踪记录、对方沟通反馈、市场环境变化等渠道，识别风险类型，参考以下维度：

履约能力风险：对方经营异常（如停产、破产）、财务恶化（如拖欠货款、信用评级下降）、履约资源不足（如人员、技术短缺）；

履约意愿风险：对方故意拖延、拒绝履行关键义务、提出不合理变更要求；

法律合规风险：合同条款歧义、对方违约行为触发法律纠纷（如知识产权侵权）、政策变化导致合同无法继续履行；

外部环境风险：自然灾害、疫情、战争等不可抗力；原材料价格大幅波动、汇率变化等市场风险。

风险量化评估：填写《风险评估表》（见“核心工具表单设计”部分），采用“可能性-影响度”矩阵判定风险等级：

可能性（L）：1-5分（1分=极不可能发生，5分=极可能发生）；

影响度（C）：1-5分（1分=影响极小，如小额延迟；5分=影响重大，如合同目的无法实现）；

风险值（R=L×C）：1-8分为低风险，9-16分为中风险，1