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商务会议谈判纪要模板协议细节回顾记录

一、适用场景说明

跨部门合作谈判：如资源协调、项目分工、内部流程优化等；

供应商/采购谈判：如价格条款、交付周期、质量标准、付款条件等；

客户合作框架谈判：如服务范围、权责划分、长期合作机制等；

商务合作意向洽谈：如合资模式、利益分配、风险共担等。

通过系统化记录谈判核心内容，明确双方共识与待办事项，避免信息遗漏，为后续协议签署、执行落地提供依据。

二、操作流程指引

会前准备：明确记录目标与框架

确定核心议题：提前与谈判发起人沟通，明确本次谈判需达成共识的关键点（如价格、交付、违约责任等）；

收集背景资料：梳理谈判双方历史合作记录、前期沟通文件（如提案、报价单、合同草案），保证记录时能关联上下文；

分配记录角色：指定1-2名记录人，分别负责“讨论内容摘要”和“协议细节条款”的实时记录，避免信息遗漏；

准备模板工具：打印或打开电子版模板，提前标注需重点填写的字段（如责任方、时间节点）。

会中记录：实时捕捉关键信息

动态更新基本信息：实时填写会议时间、地点、参会人员（全称+职务），保证双方代表信息准确；

聚焦共识与分歧：对每个议题的讨论结果，优先记录“双方一致同意”的内容，对存在分歧但未当场解决的问题，备注“待进一步协商”；

细化协议条款细节：对涉及权责、时间、金额等关键条款，需逐项明确具体表述（如“付款比例”需注明“30%预付款，余款70%验收后30日内支付”）；

标记待办事项：对需后续跟进的任务，同步记录“负责人”“截止时间”“交付标准”，避免责任模糊。

会后整理：核对确认与归档

信息补全与核对：会议结束后2小时内，记录人需对照录音（如有）补充遗漏细节，与谈判双方代表逐一确认关键信息（尤其是条款细节和待办事项），双方签字确认；

版本标注与分发：文件命名格式为“谈判纪要_YYYYMMDD_版本号”（如“供应商合作谈判纪要V1.0”），同步分发给所有参会人及相关执行部门；

归档与跟踪：将确认后的纪要与背景资料一并归档，并根据待办事项清单设置跟踪提醒，保证后续执行落地。

三、模板内容框架

商务会议谈判纪要

会议基本信息

会议主题

例：项目供应商合作条款谈判

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点

例：公司A栋3楼会议室/线上会议（腾讯会议号：X）

主持人

姓名+职务（例：采购部经理）

记录人

姓名+职务（例：行政专员）

参会人员（甲方）

姓名+职务（例：项目总监、赵六财务主管）

参会人员（乙方）

姓名+职务（例：七销售总监、八运营经理）

列席人员（如有）

姓名+职务（例：孙九法务顾问）

谈判双方核心信息

甲方主体名称

例：科技有限公司

乙方主体名称

例：供应链有限公司

谈判背景

例：为保障项目原材料供应，双方就2024年度合作条款进行磋商

核心议题及讨论摘要

议题一：价格条款

-讨论内容：乙方报价单价元/件，甲方希望下调5%；-共识点：最终协议单价为元/件，年采购量超10万件可享额外2%折扣；-分歧点：是否设置价格波动调整机制（暂定下月再议）。

议题二：交付周期

-讨论内容：甲方要求下单后7日内交付，乙方当前标准为15日；-共识点：常规订单7日内交付，紧急订单（加急费5%）可缩至3日；-待确认：不可抗力导致的延迟交付免责条款（需法务补充）。

议题三：质量标准

-讨论内容：甲方提出需符合ISO9001:2015标准，乙方补充需增加批次抽检率；-共识点：按ISO9001:2015执行，甲方有权对每批次货物按10%比例抽检，不合格率超3%需无条件退换。

协议关键细节记录

条款类型

具体内容

价格条款

年度采购量≥10万件，单价享2%折扣

交付条款

常规订单7日内交付，紧急订单加收5%加急费

质量条款

抽检不合格率超3%无条件退换，乙方承担往返运费

付款条款

签约后3日内支付30%预付款，验收合格后30日内支付70%尾款

违约责任

逾期交付：按日万分之五支付违约金；逾期付款：按日万分之三支付违约金

待办事项清单

序号

任务描述

1

乙方准备价格波动调整机制方案，法务审核后反馈甲方

2

甲方整理历史采购量数据，提供给乙方作为折扣基数参考

3

双设法务团队合并合同草案，重点补充不可抗力、违约责任条款

4

双方确认验收标准及抽检方法，形成书面附件

后续行动计划

下一步沟通安排

例：YYYY年MM月DD日14:00召开第二次法务对接会（线上/线下）

联系人及方式

甲方：；乙方：*七1395678

反馈节点

每周五17:00前，双方同步待办事项进展，同步更新纪要V2.0版

四、使用要点提示

客观准确原则：记录时需严格基于谈判讨论内容，不添加主观判断或未确认的信息，对“待定”“需进一步协商”的内容需明确标注，避免后续歧义。

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