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办公用品申请与采购流程模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会团体内部办公用品的规范化管理，旨在通过标准化流程提升采购效率、控制成本、保证资源合理分配。常见应用场景包括：

新员工入职：为新增员工配置办公必需品（如文具、办公设备等）；

日常消耗补充：部门或个人常用办公用品（如纸张、墨盒、文件夹等）用完后的申领；

临时专项需求：因项目开展、会议活动等产生的非常规办公用品采购（如宣传物料、专用设备等）；

设备替换与升级：老旧办公设备（如电脑、打印机、办公椅等）的报废申领及新设备采购。

二、全流程操作指南

（一）第一步：需求发起与申请

操作主体：需求部门员工或部门指定专人。

操作内容：

（1）员工根据实际需求，填写《办公用品申请表》（详见模板一），明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度等信息；

（2）部门负责人对申请物品的必要性、合理性进行初审，确认是否符合部门预算及办公用品配置标准；

（3）通过线上系统（如OA、钉钉）或纸质表格提交至行政部（或采购部，下同）。

输出成果：经部门负责人签字确认的《办公用品申请表》。

（二）第二步：需求审核与预算确认

操作主体：行政部专员、财务部专员、分管领导。

操作内容：

（1）行政部收到申请后，1个工作日内完成审核，重点核查：

物品是否在办公用品目录范围内（如为目录外物品，需说明理由并附替代方案建议）；

规格型号、数量是否与实际需求匹配，是否存在重复申请；

紧急程度是否符合流程优先级（紧急需求可标注“加急”，优先处理）。

（2）审核通过后，财务部根据公司预算制度，确认采购资金是否充足，并在《办公用品申请表》上签字；

（3）单次采购金额超过[具体金额，如1000元]的，需提交分管领导审批；超过[具体金额，如5000元]的，需提交总经理审批。

输出成果：完成三级审核（行政、财务、分管领导/总经理）的《办公用品申请表》。

（三）第三步：采购执行与供应商对接

操作主体：行政部采购专员。

操作内容：

（1）根据审批通过的《办公用品申请表》，制定采购计划，明确采购方式（如定点供应商采购、电商平台比价、公开招标等）；

（2）对于常规消耗品（如纸张、笔等），从公司定点供应商处采购，保证价格优惠及质量稳定；对于非常规或高价值物品（如办公设备），需至少对比3家供应商报价，选择性价比最优方案；

（3）与供应商确认交货时间、地点、付款方式及售后保障，签订采购合同（单次采购金额超过[具体金额，如3000元]时需签订）；

（4）向供应商下达采购订单，同步跟踪物流进度，保证按时到货。

输出成果：采购订单、采购合同（如适用）、供应商报价单。

（四）第四步：入库验收与登记

操作主体：行政部验收员、需求部门对接人。

操作内容

（1）物品送达后，行政部验收员对照采购订单，核对物品名称、规格型号、数量、外观质量等是否一致，检查是否有破损、遗漏或与订单不符的情况；

（2）验收合格后，需求部门对接人现场确认签字，填写《办公用品入库登记表》（详见模板二），录入办公用品管理系统，更新库存台账；

（3）若验收不合格，行政部需在2个工作日内与供应商沟通处理（如换货、退货），并同步更新采购进度。

输出成果：《办公用品入库登记表》、合格的办公用品库存。

（五）第五步：领用发放与登记

操作主体：需求部门员工、行政部管理员。

操作内容：

（1）需求部门员工凭审批通过的《办公用品申请表》到行政部领用，管理员核对申请信息与库存情况；

（2）发放时，双方在《办公用品领用登记表》（详见模板三）上签字确认，记录领用人、领用时间、物品名称及数量；

（3）部门批量领用时，由部门指定专人统一领取，并分发至员工个人，保证领用记录可追溯。

输出成果：《办公用品领用登记表》、已发放的办公用品。

（六）第六步：采购报销与账务处理

操作主体：行政部采购专员、财务部会计。

操作内容：

（1）采购完成后，行政部采购专员收集采购发票、入库单、采购订单等凭证，提交财务部；

（2）财务部核对凭证的真实性、合规性（如发票抬头、金额是否与订单一致），确认无误后办理报销手续；

（3）每月底，财务部与行政部核对办公用品采购及库存数据，保证账实相符，更新财务账目。

输出成果：报销凭证、财务入账记录、月度库存盘点报告。

三、配套表格模板

模板一：办公用品申请表

申请部门

申请人

申请日期

年月日

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

用途说明

紧急程度

□普通□加急

预算归属部门

部门负责人签字：

日期：年月日

行政部审核意见：

签字：

日期：年月日

财务部审核意见：

签字：

日期：年月日

分管领导/总经理审批：

签字：

日期：年月日

模板二：办公用品入库登记表

入库日期

物品名称

规格型号

供应商名称

采购数量

实收数