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采购管理流程与标准模板工具

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业内部的采购管理活动，涵盖常规办公物资采购、生产原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、维修）等场景。无论是集中采购还是分散采购，均可通过标准化流程规范操作，保证采购活动的合规性、效率性和经济性，同时满足各部门的业务需求，降低采购风险，优化资源配置。

二、操作流程详解

（一）需求发起与审批

需求提出：各部门根据实际工作需要，由经办人填写《采购需求申请表》，明确物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等信息，并附相关技术要求或说明文件（如设备参数、服务范围描述）。

部门审核：部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，确认无误后签字批准。

跨部门复核（如需）：对于金额较大或涉及专业领域的采购（如大型设备、技术服务），需提交至采购部或相关技术部门复核，确认需求是否符合公司整体规划及技术标准。

最终审批：根据采购金额分级审批（例如：5000元以下由部门负责人审批；5000-50000元由采购部负责人审批；50000元以上由分管副总审批），审批通过后进入下一环节。

（二）供应商寻源与确定

供应商信息收集：采购部通过公开渠道（如合格供应商库、行业展会、招标平台）或定向邀请，收集潜在供应商信息，优先选择具备资质齐全、信誉良好、供货能力强的供应商。

询价比价/招标：

单次采购金额低于10000元的，至少向3家合格供应商询价，获取报价单及产品/服务说明；

单次采购金额高于10000元的，需组织公开招标或竞争性谈判，邀请不少于3家供应商参与，明确评标标准（如价格、质量、交期、服务占比）。

供应商评估：成立评估小组（由采购部、使用部门、财务部等组成），根据《供应商评估表》对供应商进行综合打分，重点考察资质文件（营业执照、相关许可证）、质量体系认证、过往合作案例、价格竞争力、售后服务能力等。

确定供应商：评估得分最高的供应商为中标方，特殊情况下需经分管副总审批确认。

（三）采购订单

订单编制：采购部根据确定的供应商信息及需求详情，填写《采购订单》，明确订单号、供应商全称、联系人及联系方式、物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、违约责任等条款。

订单审核：采购部负责人审核订单信息准确性，保证与需求审批结果、供应商承诺一致，财务部审核价格及付款条款是否符合预算及财务制度。

订单下达：审核通过后，由采购部与供应商签订正式采购合同（或订单），加盖公司公章后发送给供应商，并同步抄送使用部门及财务部备案。

（四）执行与收货验收

订单跟踪：采购部负责跟进供应商生产/备货进度，保证按约定日期交货；如遇延期风险，及时与供应商沟通并反馈至使用部门，协调解决方案。

到货通知：供应商发货后，通知采购部及使用部门，到货后使用部门需组织人员（可邀请技术人员参与）进行现场验收。

验收标准：

数量验收：核对实物数量与订单是否一致；

质量验收：对照技术要求、样品或行业标准，检查物品外观、功能、合格证等（如设备需进行试运行测试）；

服务验收：对于服务类采购，对照合同约定的服务范围、质量标准验收，并由服务使用人签字确认。

验收结果处理：

验收合格：填写《收货验收单》，由验收人、使用部门负责人签字确认，反馈至采购部；

验收不合格：当场记录问题（如数量短缺、质量缺陷），拍照留存，及时通知供应商处理（退换货、整改等），待问题解决后重新验收。

（五）付款结算

单据收集：采购部收集完整付款单据，包括《采购订单》《收货验收单》《供应商发票》（增值税专用发票/普通发票）、合同复印件等，保证票面信息与订单、验收单一致。

付款申请：财务部审核单据无误后，根据合同约定的付款节点（如预付款、到货款、质保金），填写《付款申请表》，附相关单据提交至审批人。

资金支付：按审批权限完成付款审批后，由财务部通过银行转账等方式向供应商支付款项，付款后及时更新供应商付款记录。

（六）档案归档

采购活动结束后，采购部负责将所有相关资料（需求申请表、审批记录、询价/招标文件、评估表、订单/合同、验收单、付款凭证等）整理归档，按“一单一档”原则编号保存，保存期限不少于3年，便于后续查阅及审计。

三、核心模板工具

表1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

订单号（采购后填写）

申请人

联系方式

需求类型（□物资□服务□设备）

物品/服务名称

规格型号

数量

期望到货日期

预算金额

资金来源（□部门预算□项目预算）

需求描述（用途、技术要求等）：

附件（技术参数、图纸等）：

部门负责人审核意见：

签字：日期：

采购部复核意见（如需）：

签字：日期：

最终审批意见：

审批人：日期：

表2：供应商评估表

供应商名称

评估日期

评估类型（□新供应商□年度复审）

联系人

联系方式

所属行业