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保证金退还流程及申请函标准范本

在商业合作及各类经济活动中，保证金作为一种履约担保形式被广泛应用。当合同义务履行完毕或特定条件成就时，保证金的及时、足额退还是保障各方合法权益的重要环节。本文将系统梳理保证金退还的一般流程，并提供规范的申请函范本，旨在为相关实务操作提供专业指引。

一、保证金退还的一般流程

保证金的退还流程通常因合作性质、合同约定及主体差异而有所不同，但总体遵循以下核心步骤，具体操作时需结合实际情况灵活处理。

（一）确认退还条件成就

这是启动退还流程的首要前提。履约方应仔细对照合同条款，确认自身已完全履行合同项下的全部义务，如：

*合同约定的服务期限已届满且服务质量符合要求；

*货物已按约交付、验收合格且质保期已过；

*项目已竣工验收并完成结算；

*不存在任何未解决的争议、违约行为或应扣除保证金的情形。

注意事项：建议在合同履行过程中，注意收集和保存与履约相关的所有书面凭证，以备查验。

（二）准备退还申请材料

在确认符合退还条件后，履约方应着手准备相关申请材料。通常包括：

1.保证金退还申请书：正式的书面申请文件（范本见下文）。

2.原保证金缴纳凭证：如银行转账回单、收款方开具的保证金收据复印件（最好加盖财务章）。

3.合同原件或复印件：证明双方权利义务及保证金约定的基础文件。

4.履约完成证明文件：根据合同性质提供，如验收报告、结算单、服务确认书、无异议函等。

5.收款账户信息：需提供清晰、准确的公司全称（或个人姓名）、开户银行、银行账号。

6.其他可能需要的文件：如合同相对方要求的特定格式文件、授权委托书（如由经办人办理）等。

（三）提交申请并进行沟通

将准备齐全的申请材料提交给保证金收取方指定的部门或联系人。建议采用书面形式（如邮寄挂号信或当面递交并要求签收），以保留提交证据。提交后，应主动与对方相关负责人保持适当沟通，了解材料审核进度。

（四）收取方审核

保证金收取方会对提交的材料进行审核，核实合同履行情况、保证金金额、是否存在扣除事由等。审核周期视具体情况而定，合同中如有约定，应在约定期限内完成。在此期间，可能会就某些细节要求补充说明或材料。

（五）协商处理异议（如有）

若审核过程中发现问题或存在异议，双方应本着诚实信用原则进行友好协商解决。如确因履约方原因导致需扣除部分或全部保证金，应依据合同约定明确金额及依据。

（六）款项支付

审核通过且无异议后，保证金收取方应按照合同约定或双方协商的方式，将保证金足额支付至申请方提供的账户。

（七）确认收款

申请方在款项到账后，应及时核对金额，并可根据需要向对方出具收款确认书。

二、保证金退还申请函标准范本

以下范本为通用格式，具体使用时请根据实际情况进行调整和补充，并确保所有信息的准确性。

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关于退还[项目/合同名称]保证金的申请函

[保证金收取方全称]：

我司/本人[申请方全称/姓名]（以下简称“我司/本人”）与贵司/贵方于[YYYY年MM月DD日]签订了《[合同全称]》（合同编号：[合同编号]）。该合同约定，我司/本人应向贵司/贵方支付保证金，金额为人民币[具体金额的中文大写]元（￥[具体金额的阿拉伯数字]）。

我司/本人已于[YYYY年MM月DD日]通过[支付方式，如：银行转账/现金]向贵司/贵方足额支付了上述保证金，贵司/贵方出具的收款凭证编号为[收款凭证编号，如有]。

根据《[合同全称]》第[X]条第[X]款关于保证金退还的约定，现因[简述保证金退还条件成就的具体情况，例如：合同约定的服务期限已届满，且我司已完全履行合同项下全部义务/项目已竣工验收合格并完成结算，双方无任何未了事宜/租赁期限届满，房屋已完好返还等]，上述保证金的退还条件已成就。

据此，我司/本人特向贵司/贵方申请退还上述保证金，金额为人民币[具体金额的中文大写]元（￥[具体金额的阿拉伯数字]）。请贵司/贵方审核后，将该笔保证金退还至以下指定账户：

*收款账户名称：[申请方银行账户名称，需与申请方全称一致]

*开户银行：[申请方开户银行全称，精确到支行]

*银行账号：[申请方银行账号]

如贵司/贵方在审核过程中需我司/本人提供进一步资料或说明，请随时与我司/本人联系。

感谢贵司/贵方的理解与配合！

联系方式：

联系人：[经办人姓名]

联系电话：[经办人联系电话]

电子邮箱：[经办人电子邮箱，可选]

附件：（根据实际情况列出，如适用）

1.《[合同全称]》复印件

2.保证金支付凭证复印件

3.[其他证明材料名称，如：验收报告复印件、结算单复印件等]

申请方（盖章/签字）：[申请方公司公章或个人签字]

法定代表人/授权代表（签字）：（如为公司，可选）

日期：[YYYY年MM月DD日]

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