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履约保证金退还流程及申请书

在商业合作与项目执行中，履约保证金作为一种保障机制，确保了合同双方权利义务的平衡与实现。当合同约定的履约义务圆满完成，保证金的及时退还便成为合作收尾阶段的重要环节。本文将系统梳理履约保证金退还的标准流程，并提供规范的申请书撰写指引，以期为相关实务操作提供专业参考。

一、履约保证金退还流程详解

履约保证金的退还，并非简单的资金划转，而是一个需要双方协作、依据合同约定逐步推进的过程。其核心在于确认履约行为的完成度与合规性，确保所有前置条件均已满足。

（一）确认退还条件成就

此为启动退还流程的首要前提。合同双方（尤其是保证金缴纳方）应仔细对照合同条款，逐项核查是否已达成约定的退还条件。通常而言，核心条件包括但不限于：

1.合同义务全面履行完毕：项目已按合同要求完成，或服务已提供到位，不存在未完成的工作内容。

2.合同履行质量达标：成果或服务经甲方（或相关方）验收合格，符合合同约定的质量标准及技术规范。

3.无违约责任或已妥善处理：在合同履行期内，缴纳方未发生违约行为；或虽有违约，但已依照合同约定承担了相应责任，获得了对方的书面谅解或处理完毕。

4.相关结算与资料交接完成：合同涉及的款项（如尾款）已结清，必要的技术资料、档案文件等已按要求移交并获得确认。

（二）准备齐全退还申请材料

在确认符合退还条件后，缴纳方需着手准备相关证明材料，这是申请退还的事实依据。材料的完整性与真实性直接影响退还效率。一般应包括：

1.履约保证金退还申请书：正式的书面申请文件，阐明申请意愿及依据。

2.合同原件或复印件：证明双方权利义务关系及保证金约定。

3.履约完成证明：如项目竣工验收报告、服务确认单、对方出具的履约合格说明等。

4.保证金缴纳凭证：如银行转账回单、收款方开具的保证金收据等。

5.缴纳方收款账户信息：包括开户名、开户行、账号，确保准确无误。

6.其他补充材料：根据合同约定或对方要求，可能需要提供的其他文件，如无违约行为声明、费用结清证明等。

（三）提交申请与内部审批

缴纳方应将准备妥当的申请材料，按照合同约定的方式（如当面递交、邮寄或指定线上系统提交）送达保证金收取方。收取方在收到申请后，通常会启动内部审批程序。此环节可能涉及多个部门的审核，例如：

1.业务部门：核实合同履行情况、验收结果等。

2.财务部门：核对保证金缴纳金额、收款账户信息等。

3.法务部门：审查合同条款的执行情况及潜在风险。

审批流程的时长因收取方的组织架构、管理效率及合同复杂程度而异，缴纳方应保持必要的耐心与沟通。

（四）款项退还与到账确认

经收取方内部审批通过后，财务部门将根据审批结果及提供的账户信息，办理保证金退还手续。款项通常通过银行转账方式支付。缴纳方在提交申请后，可适时与收取方相关负责人沟通，了解审批进度。待款项到账后，应及时核对金额是否准确无误。

二、履约保证金退还申请书（范本）

以下提供一份履约保证金退还申请书的参考范本，实际使用时需根据具体情况进行调整和完善。

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履约保证金退还申请书

致：[保证金收取方全称]

事由：关于[合同名称/编号]项下履约保证金退还申请

尊敬的[保证金收取方名称/相关负责人]：

根据我方与贵方于[合同签订日期]签订的《[合同全称]》（合同编号：[合同编号]，以下简称“合同”）第[X]条关于履约保证金的约定，我方已按合同要求向贵方缴纳履约保证金，金额为人民币[具体金额大写]元（￥[具体金额小写]元）。

现我方已按合同约定全面、妥善履行完毕所有合同义务，具体包括：

1.[简述合同主要义务的履行情况，例如：项目已于YYYY年MM月DD日通过贵方竣工验收，验收结论为合格。]

2.[简述其他关键履约节点，例如：相关服务已按约完成并经贵方确认，合同款项已结清。]

3.[如有必要，说明无违约情况或违约已处理：我方在合同履行期间，严格遵守合同各项约定，无任何违约行为/或曾发生的XX事宜已妥善解决并获得贵方书面确认。]

基于上述事实，我方申请贵方按照合同约定，将上述履约保证金人民币[具体金额大写]元（￥[具体金额小写]元）退还至我方以下指定账户：

开户名：[缴纳方完整开户名称]

开户行：[开户银行全称，精确到支行]

账号：[银行账号]

随本申请一并提交的材料包括：

1.《[合同全称]》复印件一份；

2.[项目/服务]验收合格证明复印件一份；

3.履约保证金缴纳凭证复印件一份；

4.[其他需要提交的材料名称]。

恳请贵方对上述申请予以审核，并尽快办理履约保证金退还手续。如有任何需要我方配合之处，请随时联系。

联系人：[申请人联系人姓名]

联系电话：[申请人联系电话]

电子邮箱：[申请人联系邮箱]

感谢贵方在合作期间的支持与配合！

此致