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全流程合同管理规范模板

一、适用范围与业务场景

本规范模板适用于各类企业（含国有企业、民营企业、外资企业等）在开展业务过程中涉及的全生命周期合同管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同、劳动合同等主要合同类型。适用于企业法务部门、业务部门、财务部门、行政部门等涉及合同发起、审批、履行、归档的相关岗位，旨在规范合同管理流程，防范法律风险，保障企业合法权益。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同需求发起与立项

操作主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部等）

具体操作：

业务部门根据业务需求（如采购物料、销售产品、提供服务、租赁资产等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的、数量/质量要求、履行期限、预算金额、核心需求等关键内容。

需求涉及重大事项（如金额超过100万元、涉外合作、特殊行业资质等）的，需附可行性分析报告或专项论证意见。

业务部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签署意见后提交至法务部门。

输出文档：《合同立项申请表》（含附件）、可行性分析报告（如需）。

（二）合同起草与审核

操作主体：法务部门牵头，业务部门配合，财务部门参与财务条款审核。

具体操作：

合同起草：法务部门根据立项需求及企业标准合同范本，起草合同文本；无范本的，需结合业务特点拟定条款，明确合同主体、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等核心要素。

业务部门审核：业务部门重点审核合同标的、技术参数、履行要求、交付标准等业务条款是否与需求一致，保证条款可执行。

财务部门审核：财务部门重点审核价款/报酬的支付方式、税费承担、开票信息、违约金计算标准等财务条款是否符合企业财务制度，是否存在资金风险。

法务部门终审：法务部门对合同合法性、合规性、完整性进行审核，重点审查主体资格（如合作方是否具备相应资质、是否存在失信/限高情形）、条款是否公平、违约责任是否明确、争议解决方式是否有效等。审核通过后形成《合同审批表》；存在问题的，退回起草部门修改并重新提交。

输出文档：合同草案、《合同审批表》（含各部门审核意见）。

（三）合同谈判与定稿

操作主体：业务部门、法务部门（必要时邀请高层管理者参与）。

具体操作：

企业组建谈判小组（至少含业务负责人、法务人员），与合作方就合同条款进行协商，重点沟通价格、交付周期、违约责任、知识产权归属等争议点。

谈判过程中形成的补充协议、会议纪要等，作为合同附件，需经双方签字确认。

谈判达成一致后，法务部门根据谈判结果修订合同文本，形成最终版合同，经企业法定代表人（或授权代理人）签字确认后，加盖企业公章。

输出文档：最终版合同文本（含附件）、谈判会议纪要（如需）。

（四）合同签署与用印

操作主体：行政部门（用印管理）、法务部门（文本校对）。

具体操作：

法务部门对最终版合同文本进行最终校对，保证与谈判结果一致、无错漏条款。

业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批材料，提交至行政部门。

行政部门审核用印申请材料完整性，按照企业公章管理规定用印，保证合同文本与用印申请内容一致，严禁“空白合同”用印。

合同签署份数根据实际需要确定（通常至少一式三份，双方各执一份，企业存档一份），签署时需由法定代表人或授权代理人签字并加盖骑缝章（多页合同）。

输出文档：签署版合同文本、《合同用印申请表》。

（五）合同履行与跟踪

操作主体：业务部门（履行主体）、法务部门（监督）、财务部门（付款）。

具体操作：

履行启动：业务部门根据合同约定启动履行流程，如采购合同需下达订单、销售合同需安排发货、服务合同需提供服务团队等，明确履行责任人。

过程跟踪：履行责任人定期跟踪合同履行进度，记录履行情况（如交付时间、质量验收结果、服务满意度等），填写《合同履行跟踪表》。出现履行异常（如延迟交付、质量不符、对方违约等）时，及时向业务部门负责人及法务部门报告，启动应急处理机制（如发函催告、协商变更、解除合同等）。

验收与确认：合同履行完成后，业务部门按照约定组织验收（如技术验收、数量验收、质量验收等），形成书面验收报告，由双方盖章/签字确认。

付款管理：财务部门根据合同约定及验收报告，办理付款手续，保证付款金额、时间、方式与合同一致，留存付款凭证（如发票、银行回单等）。

输出文档：《合同履行跟踪表》、验收报告、付款凭证。

（六）合同变更与解除

操作主体：业务部门（发起）、法务部门（审核）、高层管理者（审批）。

具体操作：

变更流程：因市场环境、需求变化等原因需变更合同的，由业务部门填写《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容及影响，附双方协商一致的变更协议草案。变更协议需经原审批流程审核（涉及重大条款变更的需重新履行审批程序），签署