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办公设备及耗材采购管理模板

适用情境

新成立部门或办公区的基础设备（如电脑、打印机、办公桌椅）首次采购；

日常办公耗材（如纸张、墨盒、文件夹）的定期补充采购；

现有办公设备的更新换代或功能升级采购；

临时性专项活动（如会议、培训）所需的设备及耗材紧急采购。

操作流程详解

第一步：需求发起与提报

发起人：各部门根据实际工作需要，指定专人（如部门助理或行政专员）作为需求发起人。

提报内容：填写《办公设备及耗材采购申请表》（详见“核心表格设计”），明确以下信息：

需求部门、申请人及联系方式；

采购物品名称、规格型号、数量、预估单价及总价；

采购用途（如“日常办公”“新员工入职”“设备替换”）及期望到货时间；

特殊要求（如品牌偏好、功能参数、环保标准等）。

提交方式：将填写完整的申请表提交至部门负责人审核，同时通过OA系统或邮件抄送采购管理部门备案。

第二步：部门审核

审核人：部门负责人（如部门经理*）。

审核要点：

采购需求的必要性（是否为工作必需，是否存在替代方案）；

规格型号、数量是否合理，避免过度采购；

预估总价是否在部门年度预算范围内，超预算需说明理由。

审核结果：

通过：签字确认后转交采购管理部门；

不通过：注明原因并退回申请人修改。

第三步：采购审批

审批层级：根据采购金额及物品类型，分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购管理部门主管*审批；

5000元＜金额≤20000元：采购管理部门主管及财务部门联合审批；

金额＞20000元：需提交分管领导审批，必要时经总经理审批。

审批材料：需附《采购申请表》及部门审核意见，超预算项目需附预算调整说明。

第四步：供应商筛选与比价

供应商来源：

优先从《合格供应商名录》（由采购管理部门动态维护）中选择；

新供应商需提供资质证明（如营业执照、相关经营许可证、产品合格证），并通过评估（包括价格、质量、供货周期、售后服务等）。

比价流程：

对于金额≥3000元的采购，至少选取3家供应商进行询价；

填写《供应商比价表》，对比价格、质量、交期等因素，综合评估后确定供应商。

第五步：订单确认与签订

订单制作：采购专员*根据确定的供应商及比价结果，制作《采购订单》，明确：

订单编号、供应商信息、物品明细（名称、规格、数量、单价）、总价；

交货地址、交货时间、付款方式、质量标准及违约责任。

订单确认：将《采购订单》提交申请人及审批人确认无误后，加盖采购专用章，正式发送供应商。

第六步：到货验收

验收组织：由申请人、采购专员及部门指定验收人（如设备使用人）共同组成验收小组。

验收标准：

数量核对：与采购订单一致，无短缺或多余；

质量检查：物品外观无破损，规格型号、功能参数符合需求；

文件核查：供应商需提供产品说明书、保修卡及合格证明。

验收结果：

合格：三方在《验收单》上签字确认，物品交由申请人使用；

不合格：详细记录问题（如“打印机无法正常连接电脑”），及时联系供应商退换货，并同步更新供应商评价记录。

第七步：入库登记

适用范围：适用于需统一管理的固定资产（如电脑、打印机）或大批量耗材（如纸张、墨盒）。

登记流程：

仓库管理员*根据《验收单》核对物品信息，填写《入库登记表》，记录入库编号、物品名称、规格、数量、入库日期、存放位置及经手人；

登记完成后，在资产管理系统中更新台账，保证账实相符。

第八步：付款结算

结算凭证：供应商需提供合法结算凭证（如采购合同、验收单、入库单）。

审批流程：

采购专员整理全套单据，提交财务部门审核；

财务部门*核对金额、收款账户等信息无误后，按付款流程办理转账。

记录归档：将采购申请表、订单、验收单、入库单、付款凭证等资料整理存档，保存期限不少于3年。

核心表格设计

表1：办公设备及耗材采购申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物品名称

规格型号

单位

数量

采购用途

期望到货时间

部门负责人意见

签名：日期：

采购管理部门意见

签名：日期：

审批意见

签名：日期：

表2：供应商比价表

供应商名称

联系人

联系方式

资质等级

物品名称

规格型号

报价（元）

交货周期

综合评估（满分100分）

价格（40分）

质量（30分）

交期（15分）

选用结论

□选用□不选用理由：

表3：验收单

订单编号

供应商名称

验收日期

验收地点

物品名称

规格型号

数量

验收结果（合格/不合格）

不合格问题描述

验收人签字

申请人签字

采购专员签字

表4：入库登记表

入库编号

物品名称

规格型号

数量

入库日期

存放位置

经手人

备注

使用要点提示

预算管理优先：所有采购需在部门年度预算内执行，超预算项目需提前履行预算调整流程，避免无预算采购。

审批时效控制：各环节审批人需在2个工作日内完成审核，紧急采购（如24小时内需到货）可启动绿色通道，事后补全手续。

供应商动