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清华大学学生会报销制度

一、

清华大学学生会报销制度旨在规范学生会各项经费的使用与管理，确保资金使用的合规性、透明性与效率，维护学生会的良好形象，促进学生会工作的顺利开展。本制度适用于清华大学学生会全体成员及学生会各部门，涵盖报销申请、审批流程、费用标准、报销凭证、监督机制等方面，以实现财务管理的科学化与制度化。

1.1报销范围

学生会报销的范围包括但不限于以下费用：

（1）会议费：因学生会工作需要召开的各类会议所产生的场地租赁费、设备租赁费、资料印刷费等；

（2）活动费：学生会举办各类活动所产生的宣传物料费、场地布置费、物资采购费、交通费等；

（3）培训费：学生会成员参加培训、交流、竞赛等产生的培训费、差旅费、住宿费等；

（4）办公用品费：学生会日常工作中所需的文具、办公设备、耗材等费用；

（5）劳务费：学生会聘请外部人员提供劳务服务所产生的报酬；

（6）其他合理费用：经学生会主席团批准的其他与学生会工作相关的费用。

1.2报销原则

学生会报销遵循以下原则：

（1）真实性原则：报销费用必须真实、合理，与学生会工作直接相关，不得虚构或虚报费用；

（2）合规性原则：报销费用必须符合国家及学校的相关财务规定，不得超出标准范围；

（3）审批性原则：所有报销必须经过规定的审批流程，不得越级审批或无审批报销；

（4）透明性原则：报销流程公开透明，接受全体学生会成员及学校相关部门的监督；

（5）效率性原则：简化报销流程，提高报销效率，确保资金及时到位。

1.3报销流程

学生会报销流程分为以下几个步骤：

（1）费用发生：学生会成员在开展活动或工作中产生费用，需提前向部门负责人申请，经批准后方可支出；

（2）凭证收集：费用发生后，需收集并保留相关凭证，包括发票、收据、协议等，确保凭证真实有效；

（3）报销申请：凭相关凭证填写报销申请表，注明费用明细、用途及金额，提交至部门负责人；

（4）部门审批：部门负责人对报销申请进行初步审核，确认费用真实、合理后签字；

（5）主席团审批：部门负责人将报销申请表及相关凭证提交至学生会主席团，主席团进行最终审批；

（6）财务处理：审批通过后，学生会财务部门核对凭证，办理报销手续，将款项支付给相关供应商或个人；

（7）档案归档：财务部门将报销凭证及审批表整理归档，作为财务监督的依据。

1.4报销标准

学生会报销标准根据不同费用类型制定，具体如下：

（1）会议费：场地租赁费不超过实际支出，设备租赁费按市场价结算，资料印刷费按实际票据报销；

（2）活动费：宣传物料费不超过预算金额，场地布置费按实际支出结算，物资采购费按发票金额报销；

（3）培训费：培训费按实际票据报销，差旅费按学校规定标准执行，住宿费按实际支出结算；

（4）办公用品费：文具、办公设备、耗材等费用不超过预算金额，按实际票据报销；

（5）劳务费：劳务报酬按实际合同或协议结算，不得高于市场价；

（6）其他合理费用：经学生会主席团批准的费用，按实际支出结算。

1.5报销凭证要求

报销凭证必须符合以下要求：

（1）发票：必须使用正规发票，发票抬头为“清华大学学生会”，内容与实际支出一致；

（2）收据：如无发票，需提供加盖收款单位公章的收据；

（3）协议：劳务费、大型活动等需提供正式合同或协议；

（4）其他凭证：根据具体情况提供相关凭证，如会议通知、活动策划书等；

（5）凭证保存：所有凭证需妥善保存，报销完成后归档备查，保存期限不少于三年。

1.6报销时限

学生会报销时限规定如下：

（1）费用发生后的一个月内必须完成报销，逾期不报视为自动放弃；

（2）特殊情况需经学生会主席团批准延期报销，但延期时间不得超过一个月；

（3）年度终了前，所有未报销费用必须完成报销，不得跨年度结转。

二、

2.1财务预算管理

学生会的财务预算是经费使用的基础，所有报销活动均需在预算范围内进行。学生会各部门在每年年初需根据工作计划编制年度预算，预算内容应包括预计收入、支出项目、支出金额及预期目标。预算编制需经部门内部讨论，并由部门负责人审核签字。学生会财务部门对各部门提交的预算进行汇总，组织预算评审会议，评审内容包括预算的合理性、必要性及可行性。评审通过后，形成学生会年度预算方案，报学生会主席团批准执行。预算执行过程中，各部门需严格按照预算方案使用经费，不得随意超支。如遇特殊情况需调整预算，需提交书面申请，说明调整原因及调整金额，经部门负责人、财务部门及学生会主席团审核批准后方可执行。预算调整不得超过原预算的百分之二十，超出部分需另行报批。

2.2财务收支记录

学生会的财务收支记录是财务管理的重要环节，必须做到真实、准确、完整。所有收入款项需及时入账，所有支出款项需有相应的凭证支持。学生会财务部门负责建立财务账簿，详细记录每一笔收入和支出，包括收入来源、支出项目、支出