答谢会活动执行流程详解.docxVIP

答谢会活动执行流程详解

1总体时间轴（Gantt概览）

阶段

周期

关键产出

主责人

T-60~T-30天

立项预算

活动方案、预算表

市场总监

T-30~T-14天

内容设计

邀请函、KV、议程、演讲PPT

策划组

T-14~T-3天

资源锁定

场地合同、演艺、物料清单

执行组

T-3~T-1天

进场搭建

场地验收、AV调试、彩排

供应商+执行

T0活动日

现场执行

流程表、QA库、应急案

全员

T+1~T+7天

复盘结算

复盘报告、尾款、感谢信

项目经理

2职责分工表（RACI）

任务

策划

执行

行政

财务

供应商

备注

预算审批

A

C

C

R

C

A=Approve

场地考察

C

A

R

I

C

R=Responsible

物料设计

A

C

I

I

R

C=Consulted

现场管控

C

A

C

I

C

I=Informed

3活动日执行流程（分钟级）

3.1准备期（15:00-18:30）

时间

事项

地点

负责人

检查点

15:00-16:00

供应商进场、签到台搭建

酒店大宴会厅前门

AV主管

电源、桌花、灯光架

16:00-16:30

LED大屏+灯光+音响联合调试

舞台

技术总监

色温5500K、声压≤105dB

16:30-17:00

桌椅、餐标、伴手礼摆放

厅内

会务组长

每桌12人，刀叉朝右

17:00-17:30

主持人+嘉宾走位彩排

舞台

策划经理

提词器、麦克风2备份

17:30-18:00

全员岗前会对讲机分发

音控室

总控

频道1=舞台；频道2=签到

18:00-18:30

礼仪到岗、签到系统上线

前厅

签到主管

扫码枪、打印房卡纸

3.2正式期（18:30-21:00）

时段

环节

时长

关键动作

音控

灯光

摄像

备注

18:30-18:35

暖场Video

5’

企业年度回顾

BGM-1

暗场→Logo灯

摇臂

音量-20dB

18:35-18:40

主持人开场

5’

欢迎+安全提示

手麦1

面光100%

主机位

提示词大屏

18:40-18:45

领导致辞

5’

CEO3要点

台麦

面光+追光

特写

时间卡2’30’’报警

18:45-18:50

年度成绩单

5’

数据动画

激光笔

暗场+字幕灯

滑动轨

动画提前30’’预roll

18:50-19:00

优秀合作伙伴颁奖

10’

5组×1’30’’

上台乐

追光

合影

礼仪引位+证书托盘

19:00-19:05

祝酒仪式

5’

高管+代表

举杯乐

全场LED白

全景

香槟塔提前倒1/3

19:05-19:35

晚宴①上菜

30’

分餐/位上

BGM-2轻爵士

暖白50%

游机

每桌派驻服务员1

19:35-19:40

第一轮抽奖

5’

三等奖30份

鼓点

闪烁

摇臂

电子大屏滚动名单

19:40-19:45

节目①：弦乐四重奏

5’

流行串烧

乐器麦

侧光+染色

固定

提前1小节打标记

19:45-20:00

晚宴②主菜

15’

牛排7分熟

BGM-3

暖光

游机

同步换餐具

20:00-20:05

第二轮抽奖

5’

二等奖10份

鼓点+冷焰

追光

特写

奖品需现场拆封展示

20:05-20:10

节目②：近景魔术

5’

卡片互动

手麦+BGM

暗场+聚光

近景

需提前埋观众托

20:10-20:15

用户故事VCR

5’

2位客户采访

无麦

字幕灯

固定

字幕双语言

20:15-20:20

终极抽奖（一等奖）

5’

1份·汽车模型

音效

全场暗→追光

全景+特写

获奖人上台合影

20:20-20:25

感恩合唱（员工节目）

5’

全体演职

手持+伴唱

染色+Logo灯

摇臂

提前站T台阶梯

20:25-20:30

主持人谢幕

5’

温馨提示返程

手麦

面光100%

全景

LED滚动“安全出行”

20:30-21:00

自由交流撤台

30’

播放轻音乐

BGM-4

暖白50%

游机

礼品补领台继续开放

4动线点位图（文字描述）

酒店一层正门

?红地毯+背景板（4×3m）→拍照区→礼仪2人引导至扶梯

扶梯上至二层

?分叉动线：

?左→签到区（iPad+扫码）→抽奖码黏贴→进入鸡尾酒廊

?右→直达宴会厅（后门，备用动线，安保把守）

鸡尾酒廊（17:30-18:30）

?设置高脚桌6组、指示牌“晚宴18:30开始”

?服务员托盘派送无酒精鸡尾酒小食

宴会厅主入口

?双开门各1.8m，设置扫脸闸机（防止未登记入场）

?入场即发放“菜单+节目单”折页+拍手小道具

舞台

?深6m×宽10m×高0.4m，LED主屏7×3m，两侧副屏2×1.5m

?T台延伸4m×1.5m，下方藏冷焰火4组（消防备案号：×××）

工作间

?音控室在厅后侧，隔声门35dB；物料间同层走廊尽头，上锁

5