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文件借阅登记制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于企业内部风险防控的统一要求，结合公司实际管理需求，为规范文件借阅行为、强化信息资产保护、防控操作风险及合规风险，制定本制度。制度的制定旨在明确借阅管理职责、规范操作流程、完善监督机制，确保公司文件资料的安全、完整与有效利用。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部各类文件、资料、档案的借阅、传递、保管及归还等全流程管理。具体适用范围包括但不限于：业务文件、行政文书、财务凭证、技术图纸、涉密资料、外部交换文件等。借阅场景涵盖日常工作交接、业务协作、外部交流、审计检查等情形。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“文件专项管理”指公司针对文件借阅行为实施的全面控制活动，包括制度建设、流程设计、风险识别、执行监督及考核改进等系统性管理措施。

（二）“借阅风险”指因文件借阅管理不善可能引发的信息泄露、资料损毁、违规使用或失窃等潜在危害。

（三）“合规要求”指文件借阅活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的相关规定。

（四）“责任主体”指在文件借阅管理中承担直接或间接管理责任的岗位、部门及人员。

第四条文件借阅专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：借阅管理覆盖所有文件类型及借阅场景，确保无