公司外部来函管理制度范本(3篇).docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司对外部来函的管理，提高工作效率，确保公司利益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门及员工对外部来函的接收、处理、存档等工作。

第三条本制度遵循依法、规范、高效、保密的原则。

第二章来函接收

第四条来函接收部门：公司设立专门的收发室或指定专人负责接收外部来函。

第五条来函接收要求：

1.接收人员应认真核对来函单位、地址、邮戳等信息，确保准确无误；

2.对未注明单位或地址的来函，应予以退回；

3.对涉嫌违法、违反公司规定的来函，应予以退回，并报告上级领导；

4.对紧急、重要来函，应立即转交相关部门或领导。

第六条来函登记：

1.接收人员应在《外部来函登记簿》上详细登记来函信息，包括来函单位、日期、主题、收件人、处理状态等；

2.登记信息应准确、完整，不得遗漏；

3.《外部来函登记簿》应妥善保管，定期归档。

第三章来函处理

第七条来函处理原则：

1.及时性：对来函应尽快处理，不得拖延；

2.完整性：处理结果应全面、准确；

3.保密性：对涉及公司机密、商业秘密的来函，应严格保密；

4.责任性：处理来函的员工应对其处理结果负责。

第八条来函处理流程：

1.接收人员将来函转交相关部门或领导；

2.相关部门或领导根据来函内容进行初步判断，确定处理方式；

3.对需回复的来函，相关部门或领导应在规定时间内