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会议纪要存档制度

第一章总则

第一条为有效防控专项风险，规范业务流程管理，提升企业治理能力，促进公司高质量发展，结合公司实际情况，制定本制度。通过建立健全会议纪要存档管理机制，明确归档范围、程序、责任及监督要求，确保会议决策事项得到有效落实，防范因纪要管理不善引发的信息失真、责任不清等风险。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有层级会议的纪要生成、审核、归档、利用及监督等全流程管理。包括但不限于公司董事会、总经理办公会、专题研讨会、部门例会、项目评审会等各类会议的纪要存档工作。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）会议纪要专项管理：指对会议记录的形成、审核、归档、查阅、利用等环节进行系统化、规范化的管理活动，以保障会议决策的严肃性、完整性与可追溯性。

（二）专项风险：指因会议纪要管理缺失或不当，可能引发决策失误、信息泄露、责任推诿、合规风险等潜在问题。

（三）合规存档要求：指会议纪要存档必须符合公司档案管理规定，确保文档的完整性、准确性、安全性及可查阅性，满足内控、审计及合规监管需求。

第四条会议纪要专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：所有应存档的会议纪要均须纳入管理范围，不留死角。

（二）责任到人原则：明确纪要生成、审核、归档各环节责任主体，确保全程可追溯。