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建筑工程材料部材料员材料采购管理手册（执行版）

第1章采购需求与计划管理

1.1进场材料需求申报流程

需求部门需在材料进场前3个工作日通过OA系统提交《材料需求单》，明确材料名称、规格型号、品牌型号、采购数量、单位及预估单价，并关联对应的工程合同编号，系统自动校验规格参数与现场施工图纸的匹配度。物资部收到需求单后，需在2小时内完成初筛，利用ERP系统调取历史用量数据，若规格参数与现有库存库位不匹配，系统自动触发“缺料预警”弹窗，强制要求补充采购申请单或联系供应商确认替代方案。

经初筛通过后，需求部门需在4小时内发起“多级审批流程”，依次经过材料员、部门经理、采购总监及公司分管领导审批，审批通过后系统唯一的采购订单号，并同步推送至仓储管理系统（WMS）进行库存锁定。仓储管理系统在收到订单后，立即更新库存状态为“待采购”，并采购计划任务单，任务单包含到货时间、运输方式及预计到达位置，系统自动计算所需车辆数及运费预算。采购部收到任务单后，需在24小时内完成询价与比价，对比至少三家供应商的报价及交货期，输出《采购方案建议书》，经采购总监审核后，将最终确定的采购计划正式下达给供应商，并通知仓储部门备货。

供应商在收到采购计划后，需在3个工作日内完成样件确认或样品寄送，双方共同签署《样品确认单》及《采购意向书》，确认无误后方可启动批量采购，并更新