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金融行业董事会办公室秘书会议材料审核操作手册

第1章会议材料接收与初审规范

1.1接收流程与时限要求

秘书需在收到董事会办公室转交的非密级会议材料后5分钟内完成初步清点，核对原件、复印件及电子文档的完整性，确保“件件有痕迹、页页可追溯”。对于纸质文件，必须逐页扫描并带有时间戳的PDF副本，同时在OA系统中录入“接收编号”、“接收时间”及“接收人姓名”，严禁口头传达或仅凭记忆记录。

若材料涉及敏感数据或机密程度较高，需立即启动内部流转审批，由指定密级管理人员在30分钟内完成物理隔离或加密传输，确保信息在传输途中不被截获。所有接收的会议材料必须附带《会议材料交接确认单》，明确标注“原件已收”、“复印件已签”、“电子文件已存”三个状态，并由接收人签字确认，作为后续审计追溯的关键依据。对于迟交或破损严重的会议材料，需在2个工作日内向董事会办公室负责人提交《材料逾期/破损报告》，并附上初步评估意见，以便管理层及时补充或更换。

系统自动的接收日志须实时更新至“会议材料管理台账”，记录内容包括文件名称、页数、页数、接收时间、接收人及系统操作状态，确保数据不可篡改。

1.2初审重点内容识别

秘书需重点审查会议议程的合规性，核对出席董事人数、缺席原因及缺席名单是否与董事会会议纪要中的备案信息一致，确保“人账相符、事由属实”。对于涉及财务预算、审计报告或重