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金融行业董事会办公室秘书董事会会议主持安排手册

第1章会议筹备与组织管理

1.1会议方案策划与审批流程

方案策划启动阶段需由秘书团队根据董事会年度战略主题，结合拟议议题的敏感性，在3个工作日内完成《会议方案初稿》，明确会议时间（建议避开工作日14:00-16:00及16:00-18:00等敏感时段）、地点、形式（线上/线下）及核心议程框架，并同步向董事长办公室提交《会议方案请示》。方案审批环节实行“三审三校”制，由总经理室初审合规性，分管董事复审议题相关性，董事长办公室终审风险点，秘书团队完成文字校对与排版，确保方案在5个工作日内获得最高级别审批签字，严禁未经审批擅自变更会议核心要素。

方案定稿后，秘书需向参会董事发出正式《会议通知》，通知中必须包含会议全称、时间、地点、参会人员要求（如：需提前2小时签到）、议程清单及联系方式，并附上电子邀请函至董事邮箱并抄送董事会秘书室存档。执行秘书需依据审批后的方案，在2小时内完成场地预定与设备调试，协调会议室租赁、投影设备、视频会议系统及音响话筒，确保硬件环境符合《金融行业董事会会议操作规范》中关于音视频清晰度的要求。秘书需立即起草《会议日程草案》，明确每个议题的讨论时长、主持人发言时间、表决方式（举手/无记名投票）及决议记录模板，并在48小时内提交董事会办公室备案，供后续议程编排参考。

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