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行政行业办公室秘书公文收发处理手册（执行版）

第1章公文处理基础规范

1.1公文种类与适用范围

本手册严格依据《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）编制，明确了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要”等15种法定文种。例如在行政办公室，收到上级下发的《关于启用新办公系统的通知》（通知）时，必须将其归类为下行文，而收到的《关于某项目进展情况的报告》（报告）则需严格限定为上行文，不得混淆文种含义。

各类公文在适用范围上具有严格的层级对应性，如“命令”仅用于发布行政法规和规章，而“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作；若办公室处理涉及跨部门协作的《关于联合开展安全生产检查的函》，必须确保双方均为不相隶属关系，否则将导致公函效力无效。针对行政办公场景，需特别注意“通知”与“通告”的区别：通知用于内部工作部署或事项告知（如《关于启动年度财务审计工作的通知》），通告则用于向社会公众发布事项（如《关于严禁车辆违章停车的通告》），两者在发布对象、用语语气及法律效力上存在本质差异，严禁误用。公文处理必须遵循“先登记、后拟办”的法定顺序，确保“件件有登记、事事有回音”。例如在收到《关于召开2025年第三季度部门例会的通知》后，秘书必须在24小时内完成登记造册，并依据拟办意见迅速流转至分管领导，任