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教育行业教务部辅导员学生管理手册

第1章学生基础档案与信息管理

1.1新生入学信息录入规范

新生报到当日需由辅导员使用教务系统“新生信息补录”模块，核对《录取通知书》原件与《学生证》照片，确保学号、姓名、出生日期、性别及民族等核心字段与录取通知书完全一致，严禁使用其他证件号码替代学号。录入时必须同步新生电子影像照，照片背景需为纯色且光照明亮，面部清晰无遮挡，符合《教育部关于高校学生信息安全管理的通知》中关于“证件照标准”的要求，杜绝使用自拍或模糊照片。

系统自动抓取入学前3个月内的体检报告摘要，辅导员需在系统备注栏勾选“体检合格”，若发现视力低于1.0或体质指数异常，必须按学校规定启动“暂缓入学”或“转专业”流程，严禁隐瞒病史直接录入。入学信息录入完成后，需立即《新生入学信息录入确认单》，由辅导员签字确认，并同步发送至学院教务管理员及家长群，确保信息源头可追溯，防止后续数据篡改。对于新生转学、休学或复学情况，必须在入学信息录入阶段即完成信息变更，系统需自动锁定原学籍状态，禁止录入虚假的“在读”状态，确保档案从入学起即为真实有效。

录入过程中若发现系统数据异常（如身份证号格式错误），需立即联系学校信息中心进行数据清洗，严禁在录入错误状态下继续电子档案，否则将导致后续所有管理动作失效。

1.2学籍变动记录管理

新生入学后3个工作日内，辅导员需通过教务