2025年教育行业教务处秘书教务档案管理手册.docxVIP

2025年教育行业教务处秘书教务档案管理手册

第1章基础规范与职责界定

1.1岗位资质与准入条件

所有进入教务档案管理岗位的人员，必须持有国家认可的计算机二级以上办公软件操作证书，并具备两年及以上的文凭或工作经验，且无刑事犯罪记录。入职前需通过为期三个月的档案保密专项培训，由人力资源部门统一组织，考核合格者方可上岗，培训期间需签署严格的《保密承诺书》。

必须通过学校教务处组织的年度档案管理员技能认证考试，考试成绩需达到85分及以上，并持有教务处颁发的《档案管理员岗位资格证书》。必须拥有稳定的工作关系，在教务处档案室或指定办公区域连续工作至少六个月，且在职期间无重大工作失误记录。熟悉国家《档案法》及教育部关于高校档案管理的相关规定，每年需接受一次法律法规更新培训，确保对政策文件有准确理解。

具备基本的计算机操作能力，能够熟练使用Office2016及以上版本进行文档排版，并掌握防病毒软件的基本设置与维护。

1.2核心岗位职责清单

负责全校教务档案的统一接收、分类、整理、编号、归档及保管工作，确保档案账、卡、物三相符。每日对教务系统中新增的学籍、成绩、教务会议等档案进行分类登记，并录入档案管理系统进行初始化。

负责档案室日常清洁、温湿度监控及防火防盗工作，确保档案库环境符合《档案库房管理规范》要求。定期（每半年）对已归档档案进行完整性检查，核对卷