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行政行业办公室秘书会议记录工作手册

第1章会议筹备与组织管理

1.1会议需求分析与议题筛选

秘书需首先运用“五问法”对会议背景进行深度剖析，即询问“会议目的”、“参与对象”、“决策层级”及“预期产出”，并记录会议议题的“紧急度”（高/中/低）与“优先级”等级，确保议题清单与行政资源匹配。针对复杂议题，秘书应组织跨部门小组进行“议题拆解”，将宏观目标转化为具体的“行动清单”，明确每项任务的责任人（Owner）、完成时限（Deadline）及所需数据支撑，实现从“要做什么”到“谁在何时完成”的精准转化。

在议题筛选阶段，秘书需依据“三不原则”（无明确目标不列入、无数据支撑不列入、无决策价值不列入）对候选议题进行初审，剔除重复性、模糊性及纯闲聊类内容，建立标准化的《待办议题台账》。对于需要跨部门协同的议题，秘书应提前梳理“协作接口”，列出所有参与部门的关键联系人及紧急联系人电话，并预设“联合办公时间窗口”，避免会议期间因信息不对称导致决策延误。秘书需制作“议题可视化对比表”，将不同议题的“预计耗时”、“所需参会人数”与“风险等级”进行矩阵分析，动态调整会议规模，确保会议时长控制在30分钟至2小时之间，防止低效会议。

针对敏感或涉密议题，秘书必须在议题筛选环节即启动“保密审查”，确认无内部泄密风险，并同步准备“脱敏处理预案”，确保会议内容在物理隔离或加密传输中安