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教育行业行政部行政员公文处理工作手册（执行版）

第1章公文收发管理

1.1公文的接收与登记

接收环节需严格依据《党政机关公文处理工作条例》及单位内部《公文处理规范》执行，行政员收到纸质公文时，应首先核对发文机关标志、发文字号及签发人信息，确保“发文号与收文号一致”，若发现编号缺失或错误，立即暂停接收并上报分管领导，严禁在未核信息状态下进行拆封或流转，这是防止公文丢失和误发的第一道防线。接收公文后，行政员需在15分钟内完成登记，登记簿应使用专用台账，记录内容包括：公文标题、发文字号、密级（如绝密、机密、秘密）、紧急程度（特急、加急、普通）、签收日期、经办人及联系方式，同时记录附件张数及页数，若公文包含电子公文，还需同步录入电子流系统，确保纸质与电子档案“双轨并行”、信息实时同步。

登记过程中，必须逐页清点附件，若附件超过规定数量（通常建议不超过3份），需当场向收件人说明情况，要求其补充签署《附件数量确认单》，若收件人拒绝确认，行政员需拍照留存并备注“收件人未确认”，以此规避因附件不清导致的后续归档纠纷。登记时还需确认公文送达方式，包括“当面签收”、“机要通道接收”、“快递签收”等，若采用机要通道接收，需记录运单号及接收地点，并立即在《机要公文交接记录表》上签字确认，形成法律意义上的交接凭证，确保公文流转过程可追溯。登记完毕后，行政员需立即将登记簿放入指定文件