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商洽资料归档管理规范商洽函(6篇范文)

商洽资料归档管理规范商洽函第1篇

尊敬的____：

我司近日收到贵司发送的关于商洽资料归档管理规范的文件，经仔细阅读，我司对此表示高度认可。为保证双方资料归档管理的规范性和一致性，现就以下事项予以确认：

一、资料归档范围

1.我司内部产生的各类文件、报告、合同等；

2.贵司与我司之间往来的商务文件、信函、协议等；

3.项目执行过程中的各类记录、数据、图片等。

二、归档要求

1.归档资料应真实、完整、准确，不得遗漏或篡改；

2.归档资料应按照规定的格式进行分类、编目，便于查询和检索；

3.归档资料应定期进行整理和更新，保证信息的时效性。

三、归档方式

1.我司将采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行归档；

2.电子档案存储于专用服务器，保证数据安全；

3.纸质档案按照规定的顺序排列，存放在专用档案柜中。

四、归档责任

1.我司负责对内部产生的资料进行归档管理；

2.贵司负责对与我司往来资料进行归档管理；

3.双方应共同保证归档资料的保密性和安全性。

请贵司予以确认，并在收到本函后三个工作日内回复，如有任何疑问或建议，请随时与我司联系。

联系人：____

联系方式：____

感谢贵司对我司资料归档管理工作的支持与配合，期待双方