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合同印章和合同档案管理制度

一、总则

1.目的与依据：本制度旨在规范公司合同印章的刻制、保管、使用及合同档案的形成、归档、保管、利用和销毁等环节，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国档案法》及公司相关管理规定制定。

2.适用范围：本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中涉及的各类合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的印章使用管理及档案管理工作。

3.基本原则：

*审慎用印原则：合同印章的使用必须严格履行审批程序，确保每一次用印都有合法依据和授权。

*安全保密原则：合同印章及档案属于公司核心机密，应采取有效措施确保其安全，防止遗失、被盗、泄露或损坏。

*规范有序原则：合同档案的收集、整理、归档、保管和利用应遵循标准化、程序化流程，保证档案的系统性和完整性。

*全程管理原则：对合同印章从刻制到缴销，对合同档案从形成到销毁的全过程进行有效控制和管理。

二、合同印章管理

（一）印章的种类与保管

1.公司合同专用章：是公司对外签订各类合同所使用的专用印章，代表公司的合同行为。公司可根据业务需要设立一枚或多枚合同专用章，并明确其使用范围。

2.印章保管：

*公司合同专用章应由公司指定的专人（通常为法务部门或行政部门负责人，或其授权的专人）负责保管。保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养。

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