归档整理常见问题及应对措施.pptVIP

1）年度分类法易操作，运用广泛，但需注意以下几种情况：一是文件有多个时间特征，统一规定按文件的签发日期判定文件所属年度，以简化操作。二是跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。三是几份文件作为一件时，以装订在前的文件为准。即正本与定稿，以正本为准；正文与附件，以正文为准；转发文与被转发文，以转发文为准；来文与复文，以复文为准.第二十六页，编辑于星期一：十三点四十八分。四是文件没有标注日期，要通过对文件内容、制成材料、格式、字体及其它标识来进行考证，以推断文件的准确日期或近似日期，并据以分类，但需在备注栏或备考表里说明；五是有专门年度的档案，应按专门年度进行归档文件整理第二十七页，编辑于星期一：十三点四十八分。2）机构分类法适用于内部组织机构比较稳定的单位，它能最好的保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，便于操作，方便利用。需要注意：一是临时机构应同样设类，其文件归入该类（如2005年，从中央到地方，都设立的先进性教育办公室）。二是有的机关内部，机构体系复杂，分类时依据那一级机构进行，要视具体情况而定。第二十八页，编辑于星期一：十三点四十八分。三是几个部门因业务交叉处理的文件，有主办者的一般归入主办机构，无主办机构的，归入该文的最早承办机构。业务部门起草，以机关或办公室（厅）的名义发出，归入起草文件的机构。第二十九页，编