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归档文件整理规范

一、总则

（一）目的与意义

归档文件整理是保障单位历史记忆完整、维护信息资源真实与安全、提升管理效率的基础性工作。通过系统化、规范化的整理，使归档文件能够得到科学保管与有效利用，为各项工作的开展提供可靠的历史依据与决策支持。

（二）基本原则

1.真实准确原则：归档文件必须是办理完毕的、具有保存价值的原始记录，其内容和形式应真实反映各项活动的实际情况。

2.完整系统原则：归档文件应齐全完整，能够系统反映相关业务活动的全过程，保持文件之间的有机联系。

3.规范有序原则：整理过程应遵循统一的方法和标准，确保文件的分类、排列、编号、编目等环节规范有序，便于管理和检索。

4.便于利用原则：整理工作应以方便利用为出发点，使归档文件易于查找、阅读和复制。

5.安全保密原则：严格遵守国家及单位有关保密规定，确保涉密文件的安全管理，防止失泄密事件发生。

（三）适用范围

本规范适用于本单位各类应归档文件材料的整理工作。各部门及相关人员在进行文件材料归档时，均须遵照本规范执行。

二、归档文件的收集

（一）收集范围

凡是反映本单位职能活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

1.单位在各项工作中形成的具有指令性、指导性、凭证性、参考性的文件；

2.与单位业务相关的各类合同、协议、会议纪要、调研报告等；