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通用资料外借登记规范

作为一名从事资料管理工作十余年的老管理员，我见过太多因为外借登记不规范引发的麻烦：一本绝版的行业参考书借出去没登记，全单位找了半个月最终石沉大海，需要用的项目只能花大价钱去别的地方复印；还有的借了资料口头说一声就拿走，后来换了管理员，根本不清楚谁拿了，连催都不知道找谁催；更有甚者还回来资料缺了页，因为借出去的时候没登记清楚状况，最后管资料的新人平白背了锅挨批评。正是因为见过太多这样的遗憾，才更觉得一套清晰明确、兼顾规则和温度的通用资料外借登记规范太有必要了。本文制定的这套规范，核心目的不是给使用者添麻烦，而是保障资料安全、理清双方权责，让更多人能顺利用上公共流通资料，接下来从各个维度展开说明具体要求。

1规范制定目的与适用范围

1.1制定目的

制定这套通用规范的核心目的一共有三个，第一是厘清外借双方的权责，避免出现资料丢失、损坏后无人负责的情况，既保护公共资料资产，也避免借用人平白承受不该有的责任；第二是提高资料的流转效率，通过登记掌握资料的流向，避免有用的资料长期被私人占着，其他有需要的人找不到也借不到；第三是方便资料的盘点和管理，定期盘点的时候能快速核对外借资料的情况，不会出现账实不符的问题。我一直跟新来的同事说，我们做登记不是为了卡人，是给双方都留个保障，真出了问题拿出来登记信息一看，谁都不用扯废话，对大家都好。

1.2适用范围

本规范适用于所有非