(2026年)合同及档案管理制度.docxVIP

(2026年)合同及档案管理制度

为规范公司合同全生命周期管理及档案归集、存储、利用等工作，防范法律风险与档案遗失、泄露风险，保障公司合法权益与经营决策效率，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》及行业监管要求，结合公司2026年数字化转型战略与经营实际，特制定本制度。

第一章总则

1.1目的

明确合同从起草、审核、签署、履行到终止归档的全流程标准，规范各类档案（含合同档案）的管理要求，实现合同管理与档案管理的闭环衔接，提升公司合规经营水平与档案资源利用价值。

1.2适用范围

本制度适用于公司总部及各全资、控股子公司（以下统称“公司”）的所有合同管理活动及档案管理活动，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、投融资合同、租赁合同、劳动合同等各类合同，以及与合同相关的谈判记录、审批文件、履行凭证、变更协议等附属档案材料。

1.3术语定义

1.3.1合同全生命周期管理：指对合同从需求发起、起草、审核、签署、履行、变更解除、终止到归档的全过程进行标准化、规范化管控，涵盖风险防控、进度跟踪、节点预警等内容。

1.3.2合同档案：指合同签署及履行过程中形成的具有保存价值的纸质、电子文件材料，包括合同正本、副本、审批单、谈判纪要、履约凭证、变更协议、纠纷处理文件等。

1.3.3电子合同档案：指以数字形式存储的合同及附属材料，具备合法电子