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协调场地使用时间安排的联系函(3篇)

协调场地使用时间安排的联系函第1篇

公司名称____

姓名____

职位____

日期____

尊敬的____：

作为贵公司场地使用时间安排的协调者，我们在此致函表达我们对于贵公司场地租赁使用安排的具体需求和建议，以保证双方的合作顺利进行。

背景与目的说明：

我们公司计划在本月20日至22日举办一场重要展会，该展会是行业内的一项重要活动，旨在推广最新的行业技术与解决方案。为了保证活动的顺利进行，并考虑到展会的具体要求，我们需要租赁贵公司的会议中心作为活动场地。此次合作对双方均具有重要的战略意义。

具体事项详细描述：

为保证活动的成功举办，我们希望借用以下日期和时间段的场地：

2023年5月20日13:0018:00

2023年5月21日09:0017:30

2023年5月22日09:0016:00

会议中心的具体需求包括：

需要一间可容纳200人的主会场，用于开幕式和全体会议

需要提供5间中小型会议室，用于分组讨论和私下洽谈

提供现场音响设备，包括麦克风、投影仪和无线话筒等

提供200个座位，包括座椅和桌椅

提供茶点服务，包括咖啡、茶、点心等

提供网络和电源插座等基础设施

数据事实支撑：

预计参会人员数量为300人，其中包括来自国