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关于项目文件的保管函（5篇）

关于项目文件的保管函第1篇

尊敬的____公司：

根据项目合作协议及相关文件要求，为保证项目资料的完整性与可追溯性，现就项目文件的保管事宜函告

一、文件范围

本次项目涉及的文件包括但不限于项目立项文件、合同文本、招投标文件、设计图纸、技术规范、验收标准、监理报告、质量控制文件、结算资料及后续管理资料等。上述文件均需按照项目管理要求统一归档，保证信息完整、分类清晰、便于查阅。

二、保管要求

1.项目文件须由贵公司指定专人负责保管，保证文件内容真实、准确、完整，并定期进行核对与更新。

2.文件应按项目阶段分类存档，包括前期准备、实施过程、验收阶段等，保证文件资料可追溯、可查证。

3.文件须按季度或按项目节点进行归档，并留存至少三份纸质及电子备份，以备查阅及审计使用。

4.文件需在项目完成后及时移交至项目管理部门，并提供电子版文件归档至公司统一档案系统。

三、责任与义务

贵公司须配合我方完成文件的整理、归档及移交工作，保证文件管理符合公司制度及项目管理规范。如因贵公司原因导致文件丢失、损坏或未及时归档，将依法追究相应责任。

四、后续安排

我方将于____日前完成文件的初步归档工作，届时将安排专人进行现场核查并提出整改建议。请贵公司于____日前完成文件整