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企业公文格式与文书处理规范

一、总则

1.1编制目的与适用范围

公文是企业管理的法定载体：格式不统一会导致归档检索失败，流转不规范会导致审批责任无法追溯，文字表述歧义会直接引发合同纠纷或执行偏差。本规范旨在将公司全部公文与文书工作纳入统一标准，实现「格式统一、流转留痕、责任到人、档案可溯」四个目标。

本规范适用于公司总部及各分（子）公司、各部门的下列文书：

1.正式公文：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要，共8类；

2.事务文书：会议纪要、工作总结、请示报告附件、内部签报；

3.对外文书：合同文本之外的往来函件、承诺函、告知函；

4.电子公文：通过OA系统流转的全部上述文书。

员工个人日记、草稿、非正式便签不属于本规范管辖，但拟作为正式文书发出前须按本规范定稿。

1.2编制依据

1.《党政机关公文处理工作条例》（参照执行其格式与用语规范）；

2.《党政机关公文格式》GB/T9704—2012（参照执行其版式要求）；

3.《中华人民共和国档案法》及公司《档案管理办法》；

4.公司OA系统操作手册（版本以信息部当年发布为准）。

1.3基本术语

术语

定义

备注

发文

以公司或部门名义对外、对内发布的正式文书

须编号

收文

收到的外部单位来文及内部呈报文书

须登记

拟办

办公室对收文提出办理建议的环节

收文当日完成

签发

有权领导对发文稿的最