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样品质量异议处理请求回复函[5篇]

样品质量异议处理请求回复函第1篇

尊敬的____公司：

您好！

我方现就贵司于____年____月____日寄交的样品质量异议进行正式回复，谨此说明相关情况并提出具体处理建议，以保证双方合作的顺利进行。

根据我方与贵司签订的《采购合同》及《样品质量协议》，贵司所寄样品应符合双方约定的质量标准及技术要求。但经我方质量检验部门对样品进行严格检测后，发觉样品在____（具体问题，如：尺寸偏差、材质不符、功能缺陷等）方面存在明显瑕疵，不符合合同约定的品质要求。

为保证双方合作的持续性和可靠性，我方特此提出以下处理建议：

1.样品返修：我方建议贵司对不符合标准的样品进行返修，返修费用由贵司承担，具体返修方案及费用明细详见附件《样品返修方案》。

2.质量溯源：我方将配合贵司对样品的生产批次进行追溯，以确认问题根源，并协助贵司制定改进措施。

3.后续供料：对于已发出的不合格样品，我方将不再接受其后续供料，如贵司仍需继续合作，应另行签订新的采购协议，保证质量符合标准。

请贵司于____年____月____日前完成上述事项，并将处理结果书面回复我方。如有任何疑问或需进一步沟通，欢迎随时与我方联系。

感谢贵司对我方的信任与支持，期待贵司的积极配合，共同维护双方的长