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文件管理工作规范

一、适用范围与权责划分

本规范适用于本单位所有正式收文、发文、内部文件、项目档案、人事档案、财务档案、合同协议、声像资料、电子数据等全类型纸质与电子文件的全生命周期管理，覆盖文件产生、收集、整理、归档、存储、借阅、鉴定、销毁全流程各环节。

权责划分明确如下：1.综合行政部为单位文件管理归口部门，配备专职档案管理员1名，主要职责为：制定完善文件管理细则，统筹全单位文件归档验收、入库保管、鉴定销毁工作，定期组织文件管理检查与培训，维护文件管理系统，更新文件总目录；2.各业务部门、职能部门必须设立兼职文件管理员1名，由部门内勤或指定员工兼任，主要职责为：负责本部门产生、接收文件的初步收集、整理、初审，按规定时限移交归档，配合专职档案管理员完成本部门文件的核对、清查工作，落实本部门文件日常管理要求；3.单位保密工作领导小组负责涉密文件的定密、保密管控与监督检查，法务部门负责合同类、法律类文件的合规审核，财务部门、人事部门分别负责本条线文件的前期整理与移交。所有文件管理工作必须落实“谁产生、谁整理，谁主管、谁负责”的责任机制，确保每一份文件都有明确管理责任人。

二、文件分类分级与保管期限划定

（一）文件分类

按载体分为纸质文件、电子文件两大类，按业务属性分为八大类：1.文书类：包括上级机关来文、平行单位来文、下级单位来文、本单位对外对内发文；2.会议纪要类：包括股