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刘洪 未经许可不得传播！ 刘洪 未经许可不得传播！ 如何开会 人力资源管理与开发系列讲座 如何开会？ 为什么要开会？ 会议的作用 会议的类型 会议的准备 会议的主席 讨论的结构 会议的引导 会议的总结（会议纪要） 本资料根据Antony Jay: “How to Run a Meeting”, Harvard Business Review, March-April 1976 改写。 为什么要开会？ 不开会可以吗？ 开会的意义在于其历史性、指导性 领导说：“这件事要开个会讨论讨论”，通常出于3个目的： 避免武断、独裁，削弱权威； 推卸责任 延迟决策 有时开会是自然界生物的一种本能，是生活的一种方式 信息时代还需要开会吗？ 开会有什么作用？ 是界定一个团队、群体和组织的最简单、最基本的方法 会议用来审议、修改和增加作为一个群体存在的内容和地点 会议有助于个人理解集体目标和对集体目标的贡献 会议能够产生参加者对于会议所做出决策和追求目标的义务 会议是管理者实施领导的时机和场合 会议是地位的象征，竞争的场所（尤其在一个组织建立初期） 会议也可以是浪费时间、寻求刺激、阻碍组织进步的方式。 会议有哪些类型？ （1）从会议规模分 The assembly 100人以上，聚会，听报告 The council，40-50人，议会，提出问题和参与讨论 The committee，10以下，委员会，平等地位，轮流发言 （2）从会议召开的频率分 日常会议、周旬会议、月度会议、季度会议、年度会议、不定期会议 会议的频率反映了成员全体团结的程度 （3）从成员组成分 从事相同工作的人 从事不同但是并行工作的人 来自不同团体，也许相互陌生的人 仅仅为了会议而聚集在一起，为了本次会议的目的 会议有哪些类型？ （4）是否具有激励性分 大家是否具有共同的目标 成员之间是否具有竞争性的工作关系（比如利益分配会议） 是否希望通过会议本身解决某些问题 （5）从决策程序分 凭感觉的决策 投票制度（多数服从少数） 主席决定制度（听取事实、意见和讨论之后，主席自己做决定） （6）会议模式 日常会议——从事相同的工作，具有共同的目标，通常达成相同决策 周或月度会议——从事不同但并行工作，既有竞争又有协作，通常主席决策 不定期会议——参加会议者没有联系，每人都有一票，但很少它票。之所以参加会议，仅仅为了实现会议的目的。 会议的准备工作 1 制定目标 （1）信息消化（过去如何？） 会议主题 要讨论对象的进展 整体项目的概况 （2）建设性的创造（未来如何？） 新的政策 新的战略 新的产品、市场、目标等 （3）执行者的责任（如何做？——成员之间分配） 使得大家知道作为一个群体成员是实现目标的最好方式 理解并影响其他成员，实现整体优化 协同动作，遵照执行 （4）会议的治理结构 确定会议组织结构，制定会议工作程序、路线和规则等。 会议的准备工作 1 做准备 会议主席，罗列出目标，要讨论的问题，确定游说提出来讨论 （1）参加人员准备 人数：尽可能控制参加会议的人数。根据会议的目的确定人数，参加会议的人必须是能够对会议目标做出贡献的人。 不必参加会议的人：希望参加会议的人和经常参加会议的人，可以不参加。 控制会议人数的办法： —— 设计会议程序，确定不同的人参加不同程序的会议 —— 将大会议划分成为几个小的会议 —— 会前征求意见，并作为选择参加会议者的标准 会前的交往：会议前一天，与部分成员交流，明确提出问题的人 会议的准备工作 （2）文件准备 主题明确 原因明了 次序得当——前期、后期安排，适应期安排 会议议题的分类——一致性决策的会议议题，放在最后 避免小事，紧扣会议主题 事务性会议时间不宜超过1个半小时 会议开始、结束时间在会议议程上标明 如果会议有延长的可能性，则安排在下班前或吃饭前1小时 提交会议的文件要尽可能短，开门见山 主席可以根据会议的进程随时增加临时性议题 如何做主席？ 主席如何做开场白 主席的作用：社会型、任务型 —— 团结大家的主心骨 —— 类似法官，没有个人目的 —— 摆脱责任的手段 —— 避免感情用事 —— 让大家满意，让大家知道有些事情依靠自己是无法完成的 —— 将自己看成是奴隶而不是统治者 —— 权威体现在会议的引导、帮助和阻止妨碍会议的行为 —— 聆听别人的发言 —— 总结别人发言要简单、果断、有力、决定性，马上转移议题 —— 给予意见不同者一定的反对时间，鼓励发言者进一步阐明