某公司公文管理规定.doc

某公司公文管理规定 第一条 目的 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。 第二条 定义 是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录文本。 第三条 使用公文的种类 公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通启。 第四条 公文格式 从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通启、会议纪要、工作报告。 1、红头文件 适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司行政人事部，公司二级及以下部门不得印发红头文件。 2、内部通启 适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要 适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 4、工作报告 适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。 第五条 处理公文的表格 《某公司公文审批表》公文。 第六条 公文密级 公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。 第七条 公文处理时限 除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。 第八条 公文处理程序 公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。 1、公文签发 （1）签发权限：公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通启等公文；各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。 （2）签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。 2、公文分送 （1）公司主要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。 （2）收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应立即通知发文机构，并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。 （3）各部门公文经行政人事部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。 （4）相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。 3、公文阅处 公司领导收到公文后，在公文上作出处理意见（签发或批复等）。 4、公文反馈与跟踪 行政人事部接到公司领导批示后，应尽快将批示件和原件反馈给拟办（同时保存批示件的复印件）。 5、公文清理、存档和销毁 各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。 第九条 附则 本制度自颁布之日起执行，由行政人事部负责解释和修改。〔〕 紧急程度 密 级 保密期限 保密范围 关于下发红头文件格式的通知 各部门： 红头文件格式基本规定：公司红头文件由发文字号、标题、秘密等级、紧急程度、主送机构、正文、附则、印章、发文时间、主题词、抄送抄报机构、附件等部分组成。2、发文字号，包括机构代字、年号、顺序：代表“某公司”，〔〕表2008年1号文件文件编号由行政人事部统一编号。、标题应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明公文种类，除印发规章制度和批转文件外，一般不加书名号。文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。印章、文件主题词一般包括三到四个词语或词组，最多不超过七个。第一个词语是按工作性质作分类概括，一般用“管理、行政、人事、财务、企划、内控、质量”等。中间的词语一般是概括该文件的主要内容，大都从标题中抽取。结尾词语是说明该文件所属公文种类。 、。 致： 编号： 通启〔2008〕01号公司由、题、正文、附则、抄送抄报机构、附件等部分组成。2、通启编号：包括机构代字、年号、顺序，如碧家通启〔2008〕01号，“碧家”代表“碧桂园现代家居公司”，“2008”代表年号，“01号”代表1号通启。部门通启机构代字则在“碧家”后加部门代字，如碧家财通启〔2008〕01号碧家财碧桂园现代家居公司编号由行政人事部统一编号。 会议纪要 编号：碧家